SIVON heeft in de afgelopen periode, namens de schoolbesturen, gesprekken gevoerd met diverse leveranciers van leermiddelen. Dit onder andere naar aanleiding van vragen die we kregen van schoolbesturen over de te betalen voorschotten. Met deze gesprekken heeft SIVON inzage gekregen in alle informatie en de achtergronden bij voorstellen die leveranciers aan schoolbesturen wilden doen. Met deze informatie kan SIVON schoolbesturen voorzien van een zorgvuldig onderbouwd advies. Naar aanleiding van deze gesprekken hebben de distributeurs VanDijk en Iddink hun oorspronkelijke voorstellen bijgesteld.
SIVON heeft met deze gesprekken bereikt dat de afspraken tussen alle partijen evenwichtig zijn: zowel distributeurs zelf, als de uitgevers en de scholen dragen naar verhouding bij aan het realiseren van de oplossingen om de leveringszekerheid te verbeteren. Hiermee dragen we gezamenlijk bij aan de stabiliteit in de keten, doordat distributeurs en uitgevers beter in staat zijn om tijdig te bestellen.
VanDijk en Iddink hebben deze week schoolbesturen een bericht gestuurd met de aangepaste voorstellen. De voorstellen dragen bij aan het verbeteren van de leveringszekerheid van leermiddelen en wijken in sommige gevallen, af van de afspraken in het contract dat het schoolbestuur heeft. Onderstaand de voorstellen op een rij en de adviezen die SIVON daarbij aan de scholen heeft gegeven.
Voorstellen leveranciers
Iddink en TLN (VanDijk) hebben aan schoolbesturen waarmee zij een contract hebben voor de levering van leermiddelen een voorstelfactuur (VanDijk) en brief (Iddink) gestuurd waarin zij schoolbesturen een aantal verzoeken doen. De verzoeken gaan over het betalen van een voorschot voor de levering van de bulkbestelling van de leermiddelen en – in sommige gevallen – over het betalen van een servicefee voor de bijhorende ondersteuning en (distributie)dienstverlening.
Advies SIVON voorschot betaling
De leveranciers vragen aan schoolbesturen een voorschot te betalen over de bulkbestelling. Dit verzoek hebben zij ook gedaan aan schoolbesturen die geen optie in het contract hebben opgenomen voor het betalen van een voorschot.
SIVON adviseert de scholen die een voorschotoptie in hun contract hebben opgenomen, om het voorschot te betalen. Voor de scholen die geen voorschotoptie in het contract hebben afgesproken, geldt het advies om ook een voorschot van 50% te betalen.
Toelichting
Het betalen van een voorschot draagt bij aan het verbeteren van de leveringszekerheid van de leermiddelen. Het is cruciaal dat leermiddelen tijdig worden geleverd, zodat leerlingen en docenten direct na de zomervakantie kunnen starten met hun lessen. SIVON heeft uitvoerig met de leveranciers gesproken met als doel die tijdige levering maximaal te borgen. Het op tijd kunnen bestellen van leermiddelen door distributeurs is een belangrijke stap daarin.
Er zijn enorme bedragen gemoeid met de zogeheten bulkbestellingen die de distributeur bij de uitgevers plaatsen. De distributeur bestelt de leermiddelen voor de scholen en betaalt deze aan de uitgevers. Deze voorfinanciering is van belang en zorgt ervoor dat – in combinatie met de afspraken tussen uitgevers en distributeurs over kredietlimieten en garantiestellingen – de bulkbestelling op tijd besteld en geleverd kan worden.
Distributeurs en uitgevers hebben dan voldoende middelen om hun leveranciers te betalen en kunnen eerder in het jaar grotere bestellingen doen. Hierdoor kunnen leermiddelen eerder geproduceerd worden.
Advies SIVON betaling servicefee
De leveranciers hebben de scholen die in het contract een servicefee hebben afgesproken, ter vergoeding van de kosten voor de ondersteuning en distributie-dienstverlening, verzocht deze eerder te betalen. Normaal wordt deze servicefee gefactureerd na de zomer. SIVON adviseert scholen de servicefee eerder te voldoen, conform het voorstel van de leveranciers.
Toelichting
De werkzaamheden die de leveranciers verrichten in het kader van ondersteuning en distributie-dienstverlening, starten in januari en vinden grotendeels voor de zomer plaats. Daarvoor maken zij kosten voor bijvoorbeeld inhuur van uitzendkrachten en ondersteuning bij het opstellen van leermiddelenlijsten. Als scholen de servicefee eerder voldoen, dan kunnen distributeurs zich nog beter voorbereiden op de drukke maanden die vanaf mei tot aan levering volgen.
Iddink heeft dezelfde schoolbesturen ook gevraagd om een indexatie van de servicefee toe te staan, ook als deze indexatie niet in het contract is afgesproken. SIVON heeft hierover intensieve gesprekken gevoerd met Iddink. Iddink geeft aan dat ze te maken heeft met gestegen kosten door onvoorziene omstandigheden (inflatie, gestegen arbeidskosten, oorlog in Oekraïne). Op grond van deze onvoorziene omstandigheden en de toelichting van Iddink, vindt SIVON het realistisch dat Iddink de schoolbesturen om een eenmalige indexatie met de DPI over 2022 vraagt. Echter, SIVON heeft aan dit advies wel de voorwaarde gesteld dat – vanwege de problemen met de levering afgelopen seizoen – concreet gewerkt wordt aan verbetering. De eenmalige indexatie wordt alleen in rekening gebracht als sprake is van verbeterde prestatie bij de start van schooljaar 2023/2024, waarbij levering heeft plaatsgevonden conform de afspraken in het contract.
Wil je meer informatie over de gemaakte afspraken, houd dan onze website, nieuwsbrieven en LinkedIn goed in de gaten. Nog geen lid van SIVON? Neem dan voor meer informatie contact met ons op via contractmanagementlm@sivon.nl