Gezamenlijk aanbesteden leermiddelen vo

Scholen vinden het belangrijk dat zij zelf kunnen kiezen welke leermiddelen zij gebruiken. In de gezamenlijke aanbesteding leermiddelen vo heb je die keuzevrijheid en behoud je daarnaast de ruimte voor de wensen en behoeften van de scholen binnen jouw schoolbestuur. Deelname bespaart je niet alleen veel tijd, maar je kunt ook gebruik maken van de expertise en adviezen van medewerkers van SIVON. SIVON vertaalt de vraag van jouw schoolbestuur in een offerteaanvraag die voldoet aan de aanbestedingsregels en voert de aanbesteding uit namens jouw schoolbestuur en de andere deelnemende schoolbesturen.  

Ben je geïnteresseerd in deelname aan de aanbesteding voor 2028/2029? Mail dan naar leermiddelen@sivon.nl. Op 5 november, 3 december en 14 januari organiseren we een informatiebijeenkomst over deze aanbesteding.

Wat houdt deze dienst in?

Samen met andere schoolbesturen in het voortgezet onderwijs wordt de levering van leermiddelen aanbesteed. Als je als schoolbestuur meedoet met de gezamenlijke aanbesteding dan starten we met een intake adviesgesprek. Hierin doen we een eerste verkenning van de wensen en aandachtspunten die jouw schoolbestuur heeft ten aanzien van de levering van leermiddelen. Is bij de levering van leermiddelen bijvoorbeeld ook ondersteuning en dienstverlening nodig bij het bestel- en leverproces (leermiddelenproces)? In een bijeenkomst met alle deelnemende schoolbesturen brengen we elkaars wensen en aandachtspunten in beeld en maken we samen een indeling van eisen en wensen. SIVON maakt een opzet voor de aanbestedingsstrategie en offerteaanvraag. Alle aanbestedingsstukken worden in gezamenlijke werksessies besproken, waarbij kleine en grote schoolbesturen evenveel invloed hebben. Waar nodig worden de stukken aangevuld en SIVON adviseert aan de hand van ervaring en expertise. Zo leren we met en van elkaar.   

De aanbesteding wordt begeleid door deskundigen binnen SIVON. Hierdoor hoef jij je geen zorgen te maken over aanbestedingsregels en – strategieën.  

Na akkoord van de schoolbesturen wordt de aanbesteding gepubliceerd en uitgevoerd door SIVON. Elk schoolbestuur is vertegenwoordigd in de beoordelingscommissie die de offertes beoordeelt.  

Wat levert het op?

• Keuzevrijheid, eigen wensen en behoeften  
  Samen optrekken met andere deelnemende schoolbesturen en de begeleiding en expertise van SIVON leveren voor jouw schoolbestuur een nieuw contract op waarin keuzevrijheid, wensen en behoefte van het onderwijs en marktconformiteit samen komen.  
• Duidelijke afspraken over prijs, levering en ondersteuning 
  Door samen aan te besteden, bundelen schoolbesturen hun inkoopvolume. Zo ontstaat een betere uitgangspositie om afspraken te maken over onder meer prijs, levering, dienstverlening en ondersteuning gedurende de looptijd van het contract. 
• SIVON ondersteunt tijdens de looptijd van het contract 
  SIVON ondersteunt jouw schoolbestuur bij strategische vraagstukken over het contract en of de leverancier. Denk hierbij aan het toetsen van de voortgang van de uitvoering, maatregelen in het kader van duurzaamheid of belangenbehartiging bij contract overstijgende kwesties. 
• Samen invloed op de leermiddelenmarkt  
  De collectieve aanpak zorgt voor bewegingen in de markt. Samen hebben we zo invloed op het aanbod van leermiddelen en de leermiddelenmarkt.  
• Meer inzicht en grip 
  Dankzij heldere managementinformatie heb je goed inzicht tijdens alle onderdelen van het leermiddelenproces. Denk aan de status van een (bulk)bestelling, de jaarlijkse kosten en het gebruik van leermiddelen. Maar ook alle gegevens over de voorraad leermiddelen van jouw schoolbestuur. Overzichtelijke, herleidbare facturen zorgen voor prijstransparantie en goede grip op de financiën.  
• Een rechtmatig contract   
  Als jouw schoolbestuur over 4 jaar gerekend €216.000 of meer aan leermiddelen inkoopt, dan moet het contract voor de levering van leermiddelen Europees aanbesteed worden. Jaarlijks controleert de accountant of een contract rechtmatig, volgens de aanbestedingsregels, tot stand is gekomen.  

Het proces in vier stappen

1. Voorbereiding door schoolbestuur 
   De werkzaamheden voor het schoolbestuur bestaan uit een goede voorbereiding, zoals het ophalen van hoe het leermiddelenproces op de scholen nu verloopt en welke afspraken daarvoor zijn gemaakt. Wil je bijvoorbeeld meer weten over starten met leermiddelenbeleid? Kennisnet heeft hierover een publicatie gemaakt.
2. Tekenen deelname overeenkomst met SIVON 
   Een aantal inhoudelijke afspraken ten aanzien van het proces worden vastgelegd. 
3. Intake adviesgesprek en bijeenkomst deelnemende schoolbesturen 
   In een adviesgesprek van ongeveer een uur doen we een eerste verkenning van de wensen en aandachtspunten die jouw schoolbestuur heeft ten aanzien van de levering van leermiddelen en bijhorende dienstverlening. In drie bijeenkomsten van elk 2 uur met alle deelnemende schoolbesturen tegelijk brengen we elkaars wensen en aandachtspunten in beeld en maken we samen een indeling van eisen en wensen in een offerteaanvraag. Het meelezen en bespreken van de offerteaanvraag binnen het schoolbestuur (interne werkgroep) kost ongeveer 4 uur aan tijd. 
4. Beoordelen en contracteren 
   Elk deelnemend schoolbestuur is vertegenwoordigd in de beoordelingscommissie voor het beoordelen van de offertes. Het lezen en beoordelen van de offertes kost ongeveer 5 tot 6 uur aan tijd,de plenaire beoordeling met alle leden van de beoordelingscommissie maximaal 3 uur.  Na gunning teken je de overeenkomst met de winnaar(s) van de aanbesteding. De dienstverlening start, in voorbereiding op het jaar waarin het contract ingaat.  

Wat kost het

De kosten verschillen per schoolbestuur. De prijs is namelijk opgebouwd uit de kosten voor de dienst en een bedrag per leerling. Het eerste deel betaal je na ondertekening van de deelnameovereenkomst. Het tweede deel betaal je na publicatie van de offerteaanvraag. 

Inschrijven

Inschrijven voor de gezamenlijke aanbesteding leermiddelen vo voor 2028/2029 opent in januari 2027.

Meer informatie 

Heb je vragen over de gezamenlijke aanbestedingen van leermiddelen? Neem dan contact op met onze relatiemanagers. Ook kun je kijken bij de veelgestelde vragen.

Lees ook:

• Keuzevrijheid en toch optimaal voordeel: hoe werkt het?