Veelgestelde vragen over gezamenlijke aanbesteding van leermiddelen

Hoe werkt een gezamenlijke aanbesteding precies, wat doet SIVON en waarom zou u meedoen aan een gezamenlijke aanbesteding? We zetten de meest gestelde vragen voor u op een rij.

Deelname gezamenlijke aanbesteding leermiddelen vo

Hoe kan ik mij aanmelden?

Als u uw interesse in deelname kenbaar heeft gemaakt, wordt u regelmatig op de hoogte gehouden zodra er nieuwe informatie is. Medio januari 2022 vragen wij of u daadwerkelijk mee wilt doen. U ontvangt daarop een schriftelijke deelname overeenkomst om uw deelname formeel te maken.

Wat kost deelname aan de gezamenlijke aanbesteding vo?

De kosten verschillen per deelnemend bestuur, afhankelijk van het aantal leerlingen. Ook kan per jaar de vaste bijdrage iets verschillen. Voor deze aanbesteding is nog geen definitieve bijdrage vastgesteld, maar bedraagt rond de €4000,- aan vaste bijdragen en €0,45 per leerling, exclusief btw.

Moet ik met mijn hele bestuur meedoen? Of kan een deel van de scholen meedoen?

Participeren in de aanbesteding kan met een deel van de scholen onder een bestuur. Het aflopen van de lopende overeenkomsten is leidend en kan nu ook per school verschillen.

Mijn contract loopt eind van dít schooljaar af. Kan ik nu instappen bij de SIVON aanbesteding?

Aanmelding kan tot circa een jaar voordat een nieuwe overeenkomst daadwerkelijk in moet gaan. Als voor schooljaar 24-25 een nieuwe overeenkomst nodig is, kan een schoolbestuur tot voorjaar 23 instappen op onze aanbesteding.

Behoud ik wel voldoende autonomie als ik gezamenlijk leermiddelen aanbesteed?

Ja, dit is zeker het geval. Zaken als onderwijsvisie, leermiddelenkeuze, lesaanpak, overtuigingen, et cetera zijn bij u in goede handen. In een gezamelijke aanbesteding bedingen we inkoopvoorwaarden voor lesmateriaal, niet meer en niet minder. Wélke leermiddelen worden gebruikt is vervolgens aan het onderwijs.

Ik doe nog niet mee, maar heb wel interesse. Kan ik nog aansluiten?

U kunt meedoen met de eerstvolgende aanbestedingstrajecten. Bekijk het actuele overzicht van alle aanbestedingen vo waar u nog bij kunt aansluiten. Heeft u interesse? Neem dan contact op met onze relatiemanagers voor meer informatie.

Is het mogelijk om nu al mee te doen aan een gezamenlijke aanbesteding, ook al loopt mijn contract nog een jaar door?

Wij adviseren de looptijd van het huidige contract te respecteren en aan te sluiten bij de gezamenlijke aanbesteding die aansluit op de einddatum van uw huidige contract.

Leermiddelen

Kan ik zelf nog bepalen welke leermiddelen ik ga gebruiken?

Met de gezamenlijke aanbesteding leggen we de voorwaarden vast waaronder ingekocht gaat worden. We bepalen niet welke leermiddelen gekocht gaan worden. Dit doet de school zelf.

Onze vaksecties bepalen zelf welke leermiddelen ze kiezen. Hoe verhoudt zich dit tot de aanbesteding?

Met de gezamenlijke aanbesteding leggen we de voorwaarden vast waaronder ingekocht gaat worden. We bepalen niet welke leermiddelen gekocht gaan worden. Dit doet de school zelf.

Wat zijn de verschillende vormen van contracten? Maken jullie hier een keuze in?

In het vo verwachten we verschillende aanbestedingen te doen, gericht op levering in een all-in-one raamovereenkomst (ILF, ELF en GLF) en levering per lesmethode. De inhoud hiervan, is gebaseerd op de vraag van deelnemende schoolbesturen.

Niet al mijn boeken zijn afgeschreven. Wat is hiervan de consequentie?

Het antwoord op deze vraag hangt af van de afspraken die in het huidige contract zijn gemaakt in combinatie met de nieuwe afspraken. We kunnen hier dan ook geen algemeen antwoord op geven, maar kijken per bestuur naar het lopende contract en de consequenties hiervan.

Juridisch

Voor welke termijn gaan we een contract aan?

Het contract dat als resultaat van de aanbesteding wordt aangegaan, heeft een looptijd van 4 jaar. Er is sprake van een raamovereenkomst. Deze mag wettelijk niet langer dan 4 jaar aan worden gegaan. Een kortere contracttermijn is niet in het voordeel van scholen, omdat dat minder gunstige voorwaarden op zou leveren.

Waarom wordt er direct voor 4 jaar aanbesteed en niet voor een kortere termijn?

Het contract dat als resultaat van de aanbesteding wordt aangegaan, heeft een looptijd van 4 jaar. Er is sprake van een raamovereenkomst. Deze mag wettelijk niet langer dan 4 jaar aan worden gegaan. Een kortere contracttermijn is niet in het voordeel van scholen, omdat dat minder gunstige voorwaarden op zou leveren.

Investering

Welke verantwoordelijkheden heb ik als bestuurder in het proces?

Als verantwoordelijk bestuurder heeft u een paar verantwoordelijkheden in het proces:
1. het besluiten tot deelname aan de gezamenlijke aanbesteding.

2. het goedkeuren van de aanbestedingsdocumenten.

3. het ondertekenen van de eigen overeenkomst als resultaat van de aanbesteding.

We gaan hierbij pro-actief te werk, zodat u hierin volledig gefaciliteerd wordt.

Welke inzet wordt vanuit mijn bestuur verwacht in het proces?

We vragen scholen een interne contactpersoon/projectleider aan te wijzen. Deze persoon haalt bij de eigen scholen/vaksecties op wat de wensen zijn en communiceert intern met beslissers en andere doelgroepen. Deze persoon is bekend met de eigen leermiddelenprocessen. Kennis van aanbesteden is niet nodig.

Wat doet SIVON en wat valt onder de eigen verantwoordelijkheid van scholen?

SIVON bundelt de vraag vanuit deelnemende besturen en vertaalt deze onder meer in een aanbestedingsstrategie en -uitvraag. Ook voeren we het gesprek met marktpartijen; hier vindt een belangrijk deel van de marktwerking plaats en dit vormt belangrijke input voor formuleringen in de aanbestedingen.

Scholen zijn zelf verantwoordelijk voor de totstandkoming van een onderwijskundige visie, leermiddelenbeleid en -keuzes. De afwikkeling met uw huidige leverancier valt ook onder uw eigen verantwoordelijkheid.

O21 en VO-content zijn organisaties die u kunnen helpen bij de voorbereiding. Als SIVON-lid volgt u met een korting een traject bij een van deze partijen.

Eisen en wensen

Kan ik voldoende mijn eigen specifieke eisen en wensen inbrengen?

We besteden collectief aan met een gezamenlijk programma van eisen. SIVON geeft hier vanuit expertise en ervaring sterk richting aan. Desgewenst kan een schoolbestuur hier nadrukkelijker invloed op hebben in de werkgroepen die we organiseren. Het is wel zaak om consensus te hebben over de eisen en wensen. In de praktijk blijkt dit heel goed mogelijk, aangezien leermiddelenprocessen tussen besturen niet of nauwelijks verschillen.

Algemeen

Maakt een leermiddelenkeuzetraject onderdeel uit van het proces?

Nee, dit is geen onderdeel van de gezamenlijke aanbesteding. We raden schoolbesturen die moeten aanbesteden aan om hier tijdig zelf mee te starten.

Planning

Wat is de planning voor de gezamenlijke aanbesteding?

Voor zowel het primair als het voortgezet onderwijs vinden verschillende aanbestedingen plaats. Bekijk voor de meest actuele informatie het overzicht van alle aanbestedingen. Daarin leest u bij welke lopende aanbestedingen u nog kunt aansluiten en welke al zijn afgerond.

Meer informatie

Wilt u meedoen aan de gezamenlijke aanbesteding of heeft u een vraag die we nog niet hebben beantwoord? Neem dan contact op met onze relatiemanagers voor meer informatie.