Gezamenlijk aanbesteden via SIVON biedt veel voordelen, ook voor kleine schoolbesturen. Gigi Schutte is strategisch adviseur leermiddelen bij SIVON en Eva van Dosselaar is projectmanager leermiddelen. Zij vertellen waarom meedoen met de gezamenlijke aanbesteding leermiddelen po voor elk bestuur een goed idee is.
Ieder jaar organiseert SIVON een gezamenlijke aanbesteding leermiddelen voor het primair onderwijs. Gemiddeld doen daar acht tot tien schoolbesturen aan mee. De inschrijving voor de gezamenlijke aanbesteding leermiddelen po 2026 is recent geopend. Inschrijven kan nog tot begin juni 2025.
Aanbesteding leermiddelen – zo doet SIVON dit
Gigi kwam in 2022 in dienst, maar werkte daarvoor al op inhuurbasis voor SIVON: “Ik hou me al sinds 2008 bezig met het aanbesteden van leermiddelen. Als strategisch adviseur leermiddelen ben ik inhoudelijk betrokken bij het hele aanbestedingsproces. Van gesprekken met marktpartijen en het opstellen van de eisen en wensen tot het beoordelen van offertes en het strategisch contractmanagement.” “Al die inhoudelijke kennis van Gigi giet ik vervolgens in een processtructuur. Dat doe ik trouwens samen met onze collega, projectondersteuner Sylvana Klein”, gaat Eva verder. Eva begon in 2021 bij SIVON; eerst op detacheringsbasis en sinds 1 januari 2024 is ze in dienst. “Een aanbestedingstraject bestaat uit verschillende fases. Voor elke fase brengen we precies in kaart wat er moet gebeuren en door wie. We zorgen bijvoorbeeld dat schoolbesturen een werkgroep samenstellen en op tijd naar de documenten kijken. Daarnaast beantwoorden we vragen van scholen en leveranciers.”
Keuzevrijheid
“Je bent als schoolbestuur aanbestedingsplichtig als je jaarlijks 50.000 euro of meer uitgeeft aan leermiddelen. Lang niet alle besturen in het primair onderwijs komen aan dat bedrag. Maar ook als ze niet aanbestedingsplichtig zijn, kunnen ze aanhaken bij onze gezamenlijke aanbesteding”, vertelt Gigi. “Soms zijn kleine besturen bang om ondergesneeuwd te worden door de grotere besturen in zo’n gezamenlijk traject. Maar daar hoeven ze zeker niet bang voor te zijn, want we luisteren naar iedereen. En elk bestuur mag zijn zegje doen en heeft evenveel inspraak”, vult Eva aan. Gigi: “Ja, en alle besturen behouden hun autonomie. Zij hebben volledige keuzevrijheid en kunnen precies bepalen welke mix van leermiddelen zij willen. Wij zorgen alleen dat ze die tegen een gunstige prijs en goede voorwaarden kunnen aanschaffen.”
Samen sterk
Naast behoud van autonomie, is ook de ontzorging een belangrijk voordeel. Zeker voor kleinere besturen die meestal geen aparte inkoper of projectmanager hebben. “Schoolbesturen die zelf inkopen, zijn vaak overgeleverd aan wat de leverancier aanbiedt. Terwijl wij het omdraaien: de schoolbesturen kiezen zelf welke leermiddelen zij willen gebruiken”, legt Gigi uit. “Vervolgens ontzorgen wij de besturen volledig. Wij zorgen dat alle aanbestedingsdocumenten op tijd worden gepubliceerd, begeleiden de besturen tijdens het hele proces en zorgen voor transparante afspraken, goede voorwaarden en een gunstige prijs. Ook maken we solide afspraken over zaken als veiligheid, privacy en duurzaamheid. En we ondersteunen de scholen tijdens de looptijd van het contract, om er zeker van te zijn dat de afspraken uit de aanbesteding worden nageleefd.” Gigi: “Eva en ik raden alle schoolbesturen in het primair onderwijs van harte aan om mee te doen met onze gezamenlijke aanbesteding leermiddelen po. Daar zullen ze zeker geen spijt van krijgen!”
Ook meedoen?
Ben je lid van SIVON en wil je ook meedoen met de gezamenlijke aanbesteding leermiddelen? Schrijf je in via gezamenlijk aanbesteden leermiddelen po of neem contact met onze relatiemanagers. Nog geen lid van SIVON, dé ict-coöperatie van en voor schoolbesturen in het po en vo? Lees dan meer over het SIVON-lidmaatschap.