Het aanbesteden van een leerlingadministratiesysteem (LAS) is een omvangrijke klus die veel tijd, aandacht en zorgvuldigheid vraagt. Het nieuwe contract voor een LAS moet immers naadloos aansluiten op het onderwijsproces van de scholen en op de ontwikkelingen en eisen die jouw scholen aan het LAS stellen. Via SIVON is het mogelijk om een nieuw contract voor het LAS af te sluiten inclusief het inkooptraject dat daaraan vooraf gaat.
Wanneer je meedoet met deze gezamenlijke inkoop LAS vo dan organiseer je zelf niet meer het aanbestedingsproces. Dit betekent dat je geen offerte uit hoeft te zetten en het gesprek ook niet meer voert met verschillende aanbieders. Dat doet SIVON voor jou. Dat scheelt jou en jouw medewerkers veel tijd en geld.
Hoe werkt het?
SIVON heeft Magister en Somtoday gecontracteerd die voldoen aan alle eisen voor een geschikte LAS. Met deze leveranciers heeft SIVON een raamovereenkomst.
Doe je mee aan de gezamenlijke inkoop LAS dan voeren wij een minicompetitie voor je uit. Voorafgaand aan deze minicompetitie stellen wij samen met jou de specifieke wensen op die jouw scholen hebben ten aanzien van de LAS. Dit noemen we een bestuur specifieke offerteaanvraag.
Via de minicompetitie kun je kiezen voor het LAS dat het beste past bij de specifieke wensen voor jouw scholen. Daarna sluit je een overeenkomst af met de leverancier, waarbij je gebruikt maakt van de door SIVON opgestelde overeenkomst en Service Level Agreement (SLA). De looptijd van de overeenkomst stellen we in overleg met je vast, zo is het mogelijk om een overeenkomst voor bijvoorbeeld tien jaar af te sluiten.
Wat verwachten wij van jou?
Je zorgt voor een interne projectleider die verantwoordelijk is voor de afstemming binnen jouw schoolbestuur. Om te komen tot een goede offerteaanvraag, is SIVON ongeveer drie keer aanwezig bij werkgroepen binnen jouw school.
SIVON organiseert een aantal gezamenlijke bijeenkomsten met alle deelnemende schoolbesturen om te komen tot een goede offerteaanvraag.
Gedurende de looptijd van het contract heb je rechtstreeks contact met de leverancier. SIVON voert contractmanagement op de overkoepelende aspecten, die voor alle schoolbesturen van belang zijn.
Voordelen
- Geen zorgen over de aanbesteding. SIVON regelt het voor jou.
- SIVON heeft de inhoudelijke expertise over het LAS maar ook de juridisch expertise (inkoop/Europese aanbesteding)
- Een goede prijs – kwaliteitsverhouding.
- We hebben veel aandacht voor het bevorderen van marktwerking op verschillende niveaus:
- Binnen een pakket (verschillende modules).
- Tussen pakketten (nieuwe toetreders).
- Met aanpalende systemen (open koppelvlakken, samenhang LAS/ELO).
- SIVON stelt de SLA en het te sluiten contract voor je op. SIVON ondersteunt je bij het contractmanagement.
- Tijdens de looptijd van het contract ondersteunt SIVON je bij het contractmanagement.
- SIVON ondersteunt je bij de voorbereidingen van jouw minicompetitie en stelt samen met jou de eisen en wensen op voor de functionaliteiten en koppelingen van het LAS die voor jouw schoolbestuur specifiek en essentieel zijn.
- SIVON zit geregeld aan tafel bij de leveranciers om namens jou de vinger aan de pols te houden en in samenwerking met jou en andere scholen de krachten te bundelen en invloed uit te oefenen op de leveranciers.
Planning
Op dit moment zijn we bezig met de voorbereidingen van de aanbesteding waarbij we meerdere leveranciers selecteren. We verwachten dat in het eerste kwartaal van 2023 de eerste schoolbesturen starten met hun bestuur specifieke minicompetitie.
Aanvragen
Wil je meedoen met de gezamenlijke inkoop van een LAS?
Neem dan contact op om een afspraak te maken met onze projectleider gezamenlijke inkoop LAS, Arjan Geurts via info@sivon.nl. In een vrijblijvend gesprek bespreken wij jouw situatie en wat wij voor je kunnen betekenen.
Deze dienst is op dit moment alleen beschikbaar voor schoolbesturen in het vo. Schoolbesturen in het po die interesse hebben, kunnen dit doorgeven via info@sivon.nl. Bij voldoende interesse wordt de dienst uitgebreid.