Gezamenlijke inkoop leerlingadministratiesystemen vo

Het aanbesteden van een leerlingadministratiesysteem (LAS) is een omvangrijke klus die veel tijd, aandacht en zorgvuldigheid vraagt. Het nieuwe contract voor een LAS moet immers naadloos aansluiten op het onderwijsproces van de scholen en op de ontwikkelingen en eisen die uw scholen aan het LAS stellen. Via SIVON is het mogelijk om een nieuw contract voor het LAS te sluiten inclusief het inkooptraject dat daaraan vooraf gaat.    

Wanneer u meedoet met deze gezamenlijke inkoop LAS vo dan organiseert u zelf niet meer het aanbestedingsproces. Dit betekent dat u geen offerte uit hoeft te zetten en het gesprek ook niet meer voert met verschillende aanbieders. Dat doet SIVON voor u. Dat scheelt u en uw medewerkers veel tijd en geld. 

Hoe werkt het? 

SIVON selecteert en contracteert via een aanbesteding meerdere leveranciers die voldoen aan alle eisen voor een geschikte LAS. Met deze leveranciers heeft SIVON een raamovereenkomst.  

Doet u mee aan de gezamenlijke inkoop LAS dan voeren wij een minicompetitie voor u uit. Voorafgaand aan deze minicompetitie stellen wij samen met u de specifieke wensen op die uw scholen hebben ten aanzien van de LAS. Dit noemen we een bestuur specifieke offerteaanvraag.  

Via de minicompetitie kunt u kiezen voor het LAS dat het beste past bij de specifieke wensen voor uw scholen. Daarna sluit u een overeenkomst af met de leverancier, waarbij u gebruikt maakt van de door SIVON opgestelde overeenkomst en Service Level Agreement (SLA). De looptijd van de overeenkomst stellen we in overleg met u vast, zo is het mogelijk om een overeenkomst voor bijvoorbeeld tien jaar af te sluiten.  

Wat verwachten wij van u?  

U zorgt voor een interne projectleider die verantwoordelijk is voor de afstemming binnen uw schoolbestuur. Om te komen tot een goede offerteaanvraag, is SIVON ongeveer drie keer aanwezig bij werkgroepen binnen uw school.  

SIVON organiseert een aantal gezamenlijke bijeenkomsten met alle deelnemende schoolbesturen om te komen tot een goede offerteaanvraag.  

Gedurende de looptijd van het contract heeft u rechtstreeks contact met de leverancier. SIVON voert contractmanagement op de overkoepelende aspecten, die voor alle schoolbesturen van belang zijn. 

Voordelen 

  • Geen zorgen over de aanbesteding. SIVON regelt het voor u. 
  • SIVON heeft de inhoudelijke expertise over het LAS maar ook de juridisch expertise  (inkoop/Europese aanbesteding) 
  • Een goede prijs – kwaliteitsverhouding. 
  • We hebben veel aandacht voor het bevorderen van marktwerking op verschillende niveaus: 
    • Binnen een pakket (verschillende modules) 
    • Tussen pakketten (nieuwe toetreders) 
    • Met aanpalende systemen (open koppelvlakken, samenhang LAS/ELO) 
  • SIVON stelt de SLA en het te sluiten contract voor u op. SIVON ondersteunt u bij het contractmanagement.  
  • Tijdens de looptijd van het contract ondersteunt SIVON u bij het contractmanagement. SIVON zit geregeld aan tafel bij de leveranciers om namens u de vinger aan de pols te houden en in samenwerking met u en andere scholen de krachten te bundelen en invloed uit te oefenen op de leveranciers.  

Kosten 

De inkoopfee bestaat uit de volgende onderdelen:  

  • Een vaste bijdrage van € 4.200,- voor deelname aan de gezamenlijke aanbesteding.   
  • Een bijdrage voor het voorbereiden en uitvoeren van de bestuur specifieke minicompetitie: € 3.000,- + € 0,42 per leerling.  
  • Een bijdrage van € 600,- per jaar voor het contractmanagement.  

Alle bedragen zijn inclusief btw.   

Planning 

Op dit moment zijn we bezig met de voorbereidingen van de aanbesteding waarbij we meerdere leveranciers selecteren. We verwachten dat in het eerste kwartaal van 2023 de eerste schoolbesturen starten met hun bestuur specifieke minicompetitie.   

Aanvragen 

Wilt u meedoen met de gezamenlijke inkoop van een LAS?

Neem dan contact op om een afspraak te maken met onze projectleider gezamenlijke inkoop LAS, Arjan Geurts via info@sivon.nl. In een vrijblijvend gesprek bespreken wij uw situatie en wat wij voor u kunnen betekenen.  

Deze dienst is op dit moment alleen beschikbaar voor schoolbesturen in het vo. Schoolbesturen in het po die interesse hebben, kunnen dit doorgeven via info@sivon.nl. Bij voldoende interesse wordt de dienst uitgebreid.