Op 8 oktober jl. hebben wij scholen geïnformeerd over de korting op de Plus licentie van Google Workspace for Education én de additionele extra korting die SIVON probeert te krijgen voor haar leden voor zowel voor de Standard als Plus licentie. Naar aanleiding van dit bericht hebben we een aantal veelgestelde vragen voor jullie op een rijtje gezet.
Waarom is er alleen een overeenkomst voor de Plus licentie?
Google heeft alleen voor de Plus licentie een korting aangeboden. De additionele extra korting is zowel voor de Standard als Plus licentie.
Voldoen de Standard en Plus licentie beiden om de benodigde maatregelen te nemen?
Ja, zowel in de Standard als in de Plus licentie kun je de maatregelen nemen, die nodig zijn om veilig gebruik te kunnen maken van Google Workspace for Education.
Wat is de status van de additionele extra korting?
Voor de additionele korting heeft SIVON een DAS instelling (Dynamisch Aankoop Systeem) gepubliceerd op maandag 18 november 2024. De Workspace for Education partners van Google kunnen zich hierop inschrijven. Na afronding van de formele procedures zal vóór de kerst of begin van het nieuwe jaar worden bepaald welke partijen de opdracht gegund krijgen. Naar verwachting kunnen we vanaf januari aanvragen van SIVON-leden in behandeling nemen.
Wanneer kan ik gebruik maken van de additionele extra korting?
Schoolbesturen die lid zijn van SIVON kunnen vanaf januari gebruiken maken van deze korting.
Hoe werkt deze additionele extra korting?
SIVON probeert door een collectieve inkoop bij marktpartijen extra korting te bedingen voor zowel de Standard als Plus licentie. Leveranciers kunnen aangeven welke extra korting zij geven. Scholen kunnen dan zelf kiezen uit een van de leveranciers.
Moet ik bij mijn eigen leverancier de licentie afnemen?
Nee, scholen zijn vrij om bij de leverancier van hun eigen keuze de licenties af te nemen.
Ik ontvang mailtjes van mijn leverancier dat ik de licentie nu moet afnemen, klopt dit?
Scholen kunnen wachten met het afnemen van de licentie totdat meer helderheid is over eventuele additionele extra korting via SIVON.
Is het aanschaffen van een betaalde licentie voldoende om Workspace for Education te gebruiken?
SIVON en SURF hebben de afgelopen jaren de privacyrisico’s bij het gebruik van Google Workspace in het onderwijs onderzocht. Voor veilig gebruik daarvan moeten scholen wel zelf een lokale DPIA uitvoeren en technische en organisatorische maatregelen nemen. Het aanschaffen van een betaalde licentie is één van die maatregelen. Meer informatie over wat scholen moeten hebben we eerder beschreven in dit artikel.
Moet ik niet direct de maatregelen doorvoeren in Google Workspace for Education?
Het is noodzakelijk dat scholen zelf een eigen DPIA uitvoeren als zij Google Workspace for Education gebruiken, hiervoor heeft SIVON een model lokale DPIA gemaakt. In de DPIA staat beschreven welke maatregelen scholen moeten treffen om Workspace veilig en verantwoord te kunnen (blijven) gebruiken. Een van deze maatregelen is het gebruik maken van een betaalde licentie (Standard of Plus).
In de lokale DPIA kan de school vastleggen dat is besloten om de betaalde versie te gaan gebruiken zodra de extra korting via SIVON beschikbaar komt. Hiermee kan de lokale DPIA alvast worden afgerond. Zodra de informatie over de extra korting beschikbaar is, kan de school die regelen.
Wanneer moet een school gebruik maken van de betaalde Workspace for Education licentie (Standard of Plus)?
Vanuit de DPIA en DTIA is gebleken dat het noodzakelijk is om de regio te kiezen waar persoonsgegevens worden opgeslagen en dat kan alleen in een betaalde licentie. Bij gebruik van Google Workspace is dus een betaalde licentie vereist.
Enige uitzondering hierin is als Google Workspace alleen wordt gebruikt om in te loggen op Chromebooks (leerlingen en/of beheerders) en daarnaast géén gebruik wordt gemaakt van de Google functionaliteiten (Gmail, Google Docs en dergelijke). De gegevens die worden verzameld door Google zijn dan beperkt zodat het risico voor de privacy van de leerlingen minimaal is. In dat geval volstaan alleen de instellingen voor Workspace en ChromeOS die zijn opgenomen in de handleidingen op de pagina Alles over de DPIA’s op Google Workspace & ChromeOS – SIVON, maar zonder dat de betaalde licentie noodzakelijk is.
Hoe bepaal ik hoeveel licenties ik nodig heb?
Het aantal benodigde licenties komt overeen met het aantal leerlingen van de school. Google levert voor elke vier leerlingen een extra (gratis) licentie ten behoeve van medewerkers.