Camera’s kunnen helpen om de veiligheid op school te verbeteren. Bijvoorbeeld bij diefstal, vernielingen of incidenten op het schoolplein. Maar raakt ook aan de privacy van leerlingen en medewerkers. Wil je als school camera’s inzetten, stel jezelf dan eerste een aantal vragen. Waarom hebben we camera’s nodig? Wat willen we ermee bereiken? En zijn andere oplossingen mogelijk?
Ook vragen over wat er met de beelden gebeurt, wie ze mag bekijken en hoelang ze bewaard blijven, moeten eerst worden beantwoord voordat je camera’s daadwerkelijk ophangt. Verantwoord cameratoezicht vraagt om een goed onderbouwd besluit, een zorgvuldig ingericht systeem en duidelijke afspraken over het dagelijks gebruik.
SIVON heeft een Data Prection Impact Asessment (DPIA) uitgevoerd op cameratoezicht. Meer hierover lees je in dit bericht. Naast een DPIA hebben we ook een toolkit opgeleverd om het werk voor schoolbesturen makkelijker te maken.
Wil je gebruikmaken van cameratoezicht? Wees je dan in ieder geval bewust van het volgende.
Neem een onderbouwd besluit: waarom is cameratoezicht nodig?
Cameratoezicht is geen vanzelfsprekende maatregel. Onderzoek eerst of je het probleem op een minder ingrijpende manier kunt oplossen. Een camera is een laatste redmiddel en maakt altijd deel uit van een bredere aanpak van veiligheid.
Bepaal het doel per camera
Besluit je dat cameratoezicht nodig is, leg dan per camera vast met welk doel deze camera er hangt. Een camera bij de fietsenstalling kan bijvoorbeeld bedoeld zijn om diefstal tegen te gaan. Leg de doelen vast in een cameraoverzicht. Een camera zonder doel ophangen, is niet uit te leggen aan leerlingen en medewerkers. Kun je de noodzaak van een camera niet onderbouwen dan kan deze niet geplaatst worden.
Regel de inkoop en beheer centraal
Het is verstandig om de inkoop en het beheer van camerasystemen centraal te organiseren omdat het schoolbestuur eindverantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer scholen zelfstandig camera’s aanschaffen, kan dit leiden tot een verscheidenheid aan systemen en leveranciers. Dat maakt het moeilijker om overzicht te houden, systemen te beveiligen en dezelfde afspraken toe te passen.
Wijs daarom binnen het schoolbestuur een proceseigenaar en een systeemeigenaar aan. Leg de verantwoordelijkheid vast per functies, zodat bij vertrek van medewerkers of veranderen van functie de verantwoordelijkheid bij de functie blijft.
Voer een DPIA uit en stel een reglement cameratoezicht vast
Voordat het cameratoezicht start, voert het schoolbestuur een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit. De DPIA en het modelreglement van SIVON vormen daarbij de basis. Vanuit de AVG ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij het bestuur. Betrek bij de DPIA ook medewerkers, ouders en leerlingen. Het camerareglement wordt pas vastgesteld na instemming van de (G)MR.
Zorg dat het systeem aan de eisen voldoet
Een goed camerareglement heeft weinig waarde wanneer de aangeschafte camera’s niet aan de eisen zoals beschreven in het reglement voldoen. Neem deze eisen mee in je inkoopproces. Denk aan:
- Geluid en slimme analyses van beelden kunnen uitschakelen.
- Functies per camera aan of uit kunnen zetten.
- Functies per rol kunnen toekennen.
- Opslag binnen de EER.
Maak afspraken met de leverancier en de onderhoudspartij
De leverancier en de onderhoudspartij kunnen vaak bij de beelden en instellingen. Aangezien je als schoolbestuur verantwoordelijk bent, is het belangrijk om goede afspraken te maken.
Leg daarom voor ingebruikname samen vast welke toegang de leverancier krijgt en onder welke voorwaarden. Maak afspraken over onderhoud. Worden beelden in de cloud opgeslagen of kan de leverancier of onderhoudspartij op elke moment zelf op afstand inloggen, sluit dan ook een verwerkersovereenkomst.
Zorg dat de instellingen de afspraken ondersteunen
Wie camerabeelden daadwerkelijk mag bekijken, staat niet alleen in het reglement. Belangrijk is om de toegangsrechten ook zo in te richten. Hetzelfde geldt voor de bewaartermijnen. Bewaar beelden zo kort mogelijk (standaard drie weken, met een motivering maximaal vier weken en in de zomervakantie maximaal zes weken) en stel automatische verwijdering in. Zorg daarnaast dat het systeem goed beveiligd is: op een afgescheiden netwerk, met versleutelde beelden, MFA bij toegang op afstand en tijdig doorgevoerde updates.
Informeer leerlingen, medewerkers en bezoekers
Zorg voor duidelijke borden bij de camera’s, een toegankelijke privacyverklaring en een camerareglement dat iedereen kan raadplegen.
Cameratoezicht vraagt blijvende aandacht
Wanneer de camera’s hangen, begint het dagelijks beheer. Want ook al heb je alles goed geregeld, het kan alsnog verkeerd worden gebruikt. Zorg dus vooraf voor het volgende.
Leg vast wie beelden mag bekijken
Werk met persoonlijke accounts, nooit met gedeelde. Kunnen beelden ook via een laptop, tablet of app worden bekeken? Leg dan vast wie dat mag, wanneer en op welk apparaat. Op afstand terugkijken is alleen bedoeld voor calamiteiten buiten schooltijd, zoals een inbraak of brandalarm.
Leg dit vast in een autorisatiematrix. Dat is een overzicht van rollen en bijbehorende rechten.
Maak de regels duidelijk voor iedereen
Zorg dat medewerkers die met het camerasysteem werken de regels kennen. Informeer leerlingen op een manier die bij hen aansluit. Iedereen binnen de school moet begrijpen waarom de camera’s er hangen en wat er met de beelden gebeurt.
Controleer of de afspraken worden nageleefd
Het is belangrijk dat iedereen zich aan het reglement houdt. Daarom is het goed om dit regelmatig te controleren. Houd bij wie camerabeelden bekijkt en wanneer. Controleer of toegangsrechten nog kloppen en beelden daadwerkelijk volgens de afgesproken termijn worden verwijderd. Door de controles vast te leggen, kan je als bestuur aantonen dat zorgvuldig wordt omgegaan met camerabeelden.
Beoordeel jaarlijks of de camera’s nog nodig zijn
Een camera die vorig jaar nog noodzakelijk was, hoeft dat dit jaar niet meer te zijn. Laat daarom jaarlijks door een vast team beoordelen of iedere camera nog nodig is en of het gebruik nog aansluit op het oorspronkelijke doel. Voldoet een camera niet meer, zet deze dan uit of verwijder de camera.
Zorg er daarnaast voor dat wijzigingen in het cameratoezicht niet door één persoon kunnen worden uitgevoerd.
Dit artikel geeft de belangrijkste punten, maar niet het volledige verhaal. Wat er precies mag en wat je allemaal moet regelen, lees je in de DPIA Cameratoezicht en het modelreglement van SIVON.