Aanbestedingen zijn tijdrovend en intensief. Daarom biedt ict-coöperatie SIVON schoolbesturen de mogelijkheid om gezamenlijk aan te besteden. Zo is de gezamenlijke aanbesteding leermiddelen primair onderwijs net afgerond. Een van de deelnemende besturen was Stichting De Groeiling. Beleidsmedewerker Centrale Inkoop Tom Streng, vertelt over hun ervaringen met SIVON en het gezamenlijk aansteden.
De Groeiling bestaat uit 21 basisscholen en een school voor speciaal basisonderwijs in Alphen aan den Rijn, Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Oudewater, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas. In totaal heeft De Groeiling ruim 4.800 leerlingen en bijna 500 medewerkers.
Ontzorging
Tom: Onze bestuursvoorzitter, Jan Kees Meindersma, zit ook in het bestuur van SIVON. We kennen SIVON dus al jaren en zijn ook al jaren lid. Toch regelden we aanbestedingen voorheen zelf met een inkoopbureau. Via dat bureau kwamen we voor de inkoop van chromebooks en laptops terecht bij een partij met leveringsproblemen. Dat is natuurlijk heel vervelend, zeker in het onderwijs. Daarom besloten we om de volgende keer mee te doen met de gezamenlijke aanbesteding via SIVON. En ook voor de gezamenlijke aanbesteding van leermiddelen sloten we ons aan bij SIVON. Tot nu toe hebben we daar zeker geen spijt van. De ontzorging door SIVON is erg fijn en het scheelt ons heel veel werk. Als we het zelf doen hebben we een team van meerdere collega’s nodig, maar als het via SIVON loopt, kan ik het alleen af.”
Samen sterk
Daarnaast is gezamenlijk aanbesteden via SIVON volgens Tom ook goedkoper: “Bij een gezamenlijke aanbesteding kunnen we de kosten delen, waardoor we veel geld besparen. Ook kunnen we gebruikmaken van alle kennis die SIVON heeft én van elkaars kennis. Zo komen we tot een betere uitvraag en uiteindelijk ook tot betere afspraken met de leverancier. Bijvoorbeeld over hoe de bestelling wordt aangeleverd bij de school en hoe vaak er kan worden geleverd. En last but not least: in een gezamenlijke aanbesteding sta je als bestuur veel sterker. Handig voor de onderhandelingen, maar ook bij problemen en voor het bewaken van de gemaakte afspraken. Zo evalueert SIVON regelmatig met de leverancier of alles volgens afspraak verloopt.”
Beleidsmedewerker Centrale Inkoop Tom Streng
Goede communicatie
De laatste gezamenlijke aanbesteding leermiddelen primair onderwijs is inmiddels afgerond en gegund aan Heutink. “Het traject verliep heel soepel en volgens planning”, vertelt Tom. “De communicatie vanuit SIVON was goed en duidelijk. We kregen alle stukken steeds ruim op tijd doorgestuurd en hadden regelmatig overleg met alle besturen en SIVON.” Tom raadt andere schoolbesturen dan ook zeker aan om mee te doen met gezamenlijke aanbestedingen via SIVON. “Kijk wel eerst goed of een gezamenlijke aanbesteding past bij jouw specifieke situatie en vraag. Zo hebben wij ons recent teruggetrokken uit een gezamenlijke aanbesteding voor digiborden, omdat onze vraag te ver afstond van de vraag van de andere deelnemers. Maar los daarvan biedt gezamenlijk aanbesteden via SIVON eigenlijk alleen maar voordelen.”
Meer informatie of lid worden?
Bent u lid van SIVON en wilt u net als De Groeiling gebruikmaken van onze diensten? Lees dan meer over gezamenlijk aanbesteden leermiddelen po of neem contact met onze relatiemanagers. Nog geen lid SIVON, de ict-coöperatie van en voor het onderwijs? Lees dan meer over het SIVON-lidmaatschap.