Inmiddels is de laatste ronde (voorjaar 2022) van de gezamenlijke aanbesteding van devices door SIVON afgerond en gegund aan 4 leveranciers. De schoolbesturen ontvangen nog voor de zomervakantie hun bestelde devices. 2 deelnemende schoolbesturen, De Groeiling en SOPOGO, vertellen over het aanbestedingstraject en hun ervaringen.
“Dit is de derde keer dat wij meedoen met een gezamenlijke aanbesteding van devices via SIVON. Destijds hebben we voor SIVON gekozen vanwege de tijdswinst, het gemak en de expertise”, vertelt Trees Vos, adviseur privacy & ICT bij De Groeiling. De Groeiling bestaat uit 24 basisscholen in Zuid-Holland. “De aanbestedingen verlopen heel soepel. Als bestuur hoef je alleen aan te geven welke devices je wilt; SIVON doet de rest.”
Wiel uitvinden
“Door samen aan te besteden, hoeven schoolbesturen niet allemaal zelf het wiel uit te vinden. Dat scheelt enorm veel werk en tijd. Dit keer hebben we 770 Chromebooks voor leerlingen en ruim 200 laptops voor medewerkers besteld. Daarbij hebben we specifiek uitgevraagd dat de devices vanuit de leverancier direct uitgedeeld kunnen worden aan de eindgebruiker. Als een medewerker straks inlogt, is de laptop dus als het goed is meteen geïnstalleerd met de juiste applicaties en instellingen. Scheelt een hoop werk voor onze IT-afdeling”, legt Trees uit. “Het contact met SIVON is heel prettig. Ze spreken dezelfde taal en denken echt met je mee. Ik zou andere schoolbesturen dan ook zeker adviseren om mee te doen met de gezamenlijke aanbesteding van devices via SIVON.”
Transparant
Voor SOPOGO, een stichting met 12 basisscholen op Goeree-Overflakkee, was het de eerste keer dat ze meededen aan de gezamenlijke aanbesteding van devices. “Voorheen schreven we vaak een onderhandse aanbesteding uit. Maar aangezien we deze keer maar liefst 600 Chromebooks nodig hebben, zijn we bij SIVON uitgekomen”, vertelt Ivo Maliepaard, medewerker huisvesting & ICT bij SOPOGO. “Ik vind het vooral fijn dat SIVON ons ontzorgt. We weten nu 100 procent zeker dat alles volgens de aanbestedingsregels gaat. Zo vroegen we om een bepaalde standaard, maar daarmee zouden we bij voorbaat bepaalde leveranciers uitsluiten en dat mag niet. SIVON heeft dat goed uitgelegd. Sowieso communiceert SIVON helder en transparant.”
Samen sterker
Ook Ivo raadt andere schoolbesturen aan om mee te doen met de gezamenlijke aanbesteding van devices. “SIVON weet precies hoe je een aanbesteding moet aanpakken en waar je allemaal op moet letten. En stel dat er na levering sprake is van een probleem met de apparatuur, dan sta je in een gezamenlijke aanbesteding als schoolbestuur toch sterker richting de leverancier. Dat samen optrekken vind ik een groot voordeel ten opzichte van zelfstandig leveranciers benaderen.
Financieel gunstig
Voor iedere inkoopronde worden door SIVON van alle in te kopen typen devices de gangbare prijzen vastgesteld. Dit zijn de prijzen die u betaalt als u deze devices zelfstandig en zonder aanbesteding inkoopt. In iedere inkoopronde lukt het SIVON om devices in te kopen voor prijzen die aanzienlijk lager liggen dan deze marktprijzen. In de recent uitgevoerde inkoopronde lagen de gecontracteerde prijzen gemiddeld 15% lager. Daarmee besparen de deelnemende schoolbesturen niet alleen indirecte kosten voor het uitvoeren van de inkoop, maar verdienen zij de kosten voor deelname aan de aanbesteding ruimschoots terug en levert de gezamenlijke inkoop ook onder aan de streep dus een fors financieel voordeel op.
Meer informatie of lid worden?
Bent u SIVON-lid en wilt u net als De Groeiling en SOPOGO meedoen met de gezamenlijke aanbesteding van devices? Lees dan meer over over de gezamenlijke aanbesteding of neem contact op met onze relatiemanagers. Bent u nog geen lid van SIVON? Lees dan meer over het SIVON-lidmaatschap en word lid.
