Regelt u zelf de aanbesteding, inkoop en installatie van nieuwe wifi? Bij de Veluwse Onderwijsgroep hadden ze er geen omkijken naar met Wifi as a Service van SIVON. Interim manager ict Rob Keemink en inkoopadviseur Renate Rikels vertellen waarom ze dit de perfecte oplossing vinden.
“Ik hoor geen enkele klacht meer over de wifi – dan weet je dat het goed zit”, lacht Rob Keemink, interim-manager ict bij de Veluwse Onderwijsgroep. Ze hebben er sinds kort Wifi as a Service van SIVON. Een dienst waarbij SIVON de wifi regelt, vanaf de aanbesteding, tot en met de installatie en het onderhoud. “Wifi is iets waarvan we verwachten dat het altijd werkt, maar achter de schermen heeft het best wat voeten in de aarde.”
Wifi-netwerk zelf vervangen?
De wifi op de scholengroep was aan vernieuwing toe na een jaar of 5: “Het internetgebruik nam de afgelopen tijd sterk toe en leerlingen verbinden met steeds meer devices tegelijk met de wifi”, vertelt Keemink. Tijd om de nieuwste wifi-technieken in huis te halen.
De Veluwse Onderwijsgroep bestaat uit 11 scholen voor voortgezet onderwijs en 18 basisscholen. De wifi bedient er dagelijks zo’n 2.000 medewerkers en 13.000 leerlingen. Keemink: “We overwogen eerst om zelf alle 1.000 acces points te vervangen, maar dat is wel heel veel werk en daarnaast een heel grote investering in een keer.”
Anders kijken
Inkoopadviseur Renate Rikels deed vooraf uitgebreid onderzoek naar de verschillende mogelijkheden in de markt. “Ik zag direct het voordeel van Wifi as a Service met gespreide kosten, in plaats een grote aankoop ineens”, vertelt Rikels. Toen was het de vraag of ze zelf de aanbesteding zouden regelen, of hiervoor een andere partij als SIVON zouden inzetten: “Een interessante optie, maar we hebben wel eerst alles geanalyseerd en berekend in een businesscase. De kosten waren hoog.” Toch schatte ze in dat het resultaat niet beter zou zijn als ze het zelf in de markt zouden zetten, terwijl ze dit wel veel inspanning en tijd zou kosten.
Rikels wilde eerst meer details en bij navraag kreeg ze meer inzicht in hoe de aanbesteding in elkaar zat. “Je wil graag weten wat je precies krijgt, dit moet je ook kunnen verantwoorden aan je collega’s.” Toen ze genoeg informatie had en de prijs voor dienstverlening van SIVON ook nog eens daalde, ging ze ervoor. Ze introduceerde de mogelijkheid bij haar collega’s en ook Keemink was enthousiast: “Je gaat er heel anders naar kijken doordat je voor een abonnement én service kiest in plaats van alleen de apparatuur”, vertelt Keemink.
Geen ‘wifibrandjes’ meer blussen
Voor beiden waren doorslaggevende factoren in de keuze hiervoor het niveau van de service, de prijs en natuurlijk apparatuur die voldoet aan de nieuwste technische standaarden. Ook had Keemink veel vertrouwen om de opdracht aan SIVON over te laten, vanuit zijn ervaringen in het verleden met vergelijkbare organisaties in bijvoorbeeld het hoger onderwijs.
De collega’s van de ict-afdeling waren niet direct overtuigd omdat ze verknocht waren aan het merk van de oude apparatuur en het zelf beheren daarvan. “Aan de andere kant zou het ze een hoop werk schelen als ze niet meer regelmatig ‘wifibrandjes’ hoeven te blussen”, zegt Keemink. Nadat ze die taak los konden laten, vonden ze het alleen maar fijn dat dat ze meer tijd hebben voor andere zaken.
Een stuk sneller
SIVON had al Europees aanbesteed en organiseerde dus alleen een minicompetitie. “Deze doorliepen we in 4 maanden. Bij een eigen aanbesteding was dit minimaal het dubbele geweest”, vertelt Rikels. De definitieve kandidaat kwam uit de bus via de score op vooraf opgestelde kwaliteitsaspecten en de prijs. Dit leverde ze een geschatte besparing van zo’n 20 à 30 procent op. Met daarnaast een forse tijdswinst omdat het beheer niet meer zelf gedaan hoeft te worden
Ook de installatie verliep voorspoedig vindt Keemink: “Normaal doe je over de installatie gerust meer dan een jaar, nu waren we na 4 maanden klaar.” De installatie door SIVON gebeurde in verschillende fases, waarbij monteurs van de gekozen partij de apparatuur installeerden.
Helemaal ontzorgd
Het allerfijnste vinden beiden dat Wifi as a Service de scholengroep ontzorgt, Rikels: “Je kan erop vertrouwen dat de wifi altijd werkt, je hebt er één aanspreekpunt voor en onverwachte kosten heb je niet meer.” Ook de collega’s van de ict-afdeling waren uiteindelijk blij dat dit werk door een externe partij met een goede en snelle afhandeling verzekerd is. Keemink: “Het moeilijkste was eigenlijk om deze taak los te laten en uit handen te geven, maar daarna heb je er geen omkijken meer naar!”
Wifi as a Service van SIVON
Ben je SIVON-lid en wil je ook gebruik maken van Wifi as a Service? Lees eerst meer over deze dienst of maak direct een afspraak voor een vrijblijvend gesprek.
In het ergste geval verlaat je het gesprek met gratis advies op zak. In het gunstigste geval trappen we de minicompetitie af. Je krijgt dan 2 offertes met een kwalitatief aanbod van topleveranciers tegen een prijs die het budget van jouw school nooit overstijgt.
Wifi as a Service is uitsluitend beschikbaar voor SIVON-leden. We horen je denken: waarom zou ik lid worden? Het lidmaatschap brengt je meer dan Wifi as a Service. Je bent onderdeel van een groeiende coöperatie onderwijsbesturen waardoor je sterker in de markt staat en gegarandeerd bent van een aanbod op maat tegen een scherp tarief.
