VOORBEELDBRIEF MR EN RVT
Geachte leden van de GMR/MR, / Geachte leden van de Raad van Toezicht,
Via dit bericht willen we u op de hoogte brengen over nieuwe ontwikkelingen rondom de in 2021 geconstateerde privacyrisico’s met betrekking tot Google Workspace for Education. Deze software – die onder meer de programma’s als Google Classroom en Google Meet bevat – wordt ook op onze scholen gebruikt.
SIVON en SURF hebben in 2021 met Google afspraken gemaakt om de geconstateerde privacyrisico’s te verminderen. Google heeft op basis van deze afspraken wijzigingen doorgevoerd en maatregelen genomen. Deze zijn door SIVON en SURF en de door hen ingeschakelde externe privacyexperts gecontroleerd. SIVON en SURF concluderen nu na grondig onderzoek dat scholen Google Workspace voorlopig kunnen blijven gebruiken. Dit betekent dat we op onze scholen gebruik kunnen blijven maken Google Workspace for Education.
We zijn blij met deze conclusie omdat we anders in het nieuwe schooljaar – volgens de Autoriteit Persoonsgegevens – geen gebruik meer mochten maken van Google Workspace for Education .
Afspraken met Google
De afspraken die zijn gemaakt met Google, gelden ook voor onze scholen. Dat betekent onder andere dat de standaard voorwaarden van Google niet van toepassing zijn, maar dat aanvullende voorwaarden gelden. Daarnaast hebben we ook de gewijzigde contractvoorwaarden geaccepteerd.
Op basis van de afspraken met Google, krijgen gebruikers volledig inzicht in de persoonsgegevens die Google verzamelt. Het gaat niet alleen om de bestanden die zelf worden gemaakt (werkstukken, presentaties etc) maar ook om informatie die Google verzamelt (diagnostische gegevens) bij het gebruik van Google Workspace for Education Leerlingen, hun ouders en medewerkers kunnen een verzoek indienen bij de desbetreffende school of de funtionaris voor gegevensbescherming (FG) om inzage te krijgen in die informatie.
Vervolgstappen
SIVON en SURF doen nog onderzoek naar het opslaan van gegevens in de Verenigde Staten omdat op die gegevens de Europese privacywetgeving AVG niet van toepassing is. De uitkomsten van dat onderzoek worden dit najaar verwacht.
In 2021 zijn aanbevelingen gedaan voor de benodigde aanpassingen in Google Workspace for Education. Deze aanbevelingen zijn door ons overgenomen, we hebben u hierover eerder geïnformeerd. Deze instellingen blijven gehandhaafd.
Omdat het onderzoek van SIVON en SURF niet specifiek ingaat op het gebruik van Workspace for Education op onze scholen, zullen we de komende periode via een zogenaamde ‘lokale DPIA’ (data protection impact assessment) vaststellen of de uitkomsten van de verificatie van SIVON en SURF ook voor onszelf voldoende zijn. We maken hierbij gebruik van het model dat SIVON ter beschikking heeft gesteld.
Meer informatie
SIVON en SURF blijven in gesprek met grote ict-leveranciers zoals Google en Microsoft. Zij voeren privacytoetsen (DPIA’s) uit bij Nederlandse leveranciers. Daarmee zorgen zij, samen met de scholen, dat in Nederland veilig en verantwoord wordt omgegaan met de privacy en persoonsgegevens van leerlingen, hun ouders en leerlingen. We volgen die ontwikkelingen.
Meer informatie over de DPIA op Google Workspace for Education vindt u op de website van SIVON.
Indien u informatie wilt over het gebruik van Google Workspace binnen onze scholen, dan kunnen we uiteraard een nadere toelichting verzorgen, samen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG).
Met vriendelijke groet,
[bestuur/bevoegd gezag]