Digiborden vervang je niet ieder jaar. Daardoor kost het vaak tijd om de markt opnieuw te verkennen, leveranciers te vergelijken en een aanbesteding goed te organiseren. SIVON heeft de aanbesteding al uitgevoerd en met drie leveranciers een raamovereenkomst afgesloten. Zo hoef je niet zelf een aanbesteding uit te voeren en profiteer je van vooraf geselecteerde leveranciers, gunstige voorwaarden en begeleiding tijdens het hele inkooptraject.
Plan vrijblijvend een afspraakWat houdt de dienst Digiborden in?
Wanneer je digiborden via SIVON inkoopt, heeft SIVON heeft de basis al geregeld: drie geselecteerde leveranciers, vaste maximumprijzen, kwaliteitseisen en contractvoorwaarden. Je bepaalt zelf wat en hoeveel je wilt inkopen, welke aanvullende wensen je hebt en voor welke periode je digiborden wilt inkopen: van 1 tot en met 4 jaar. Ook kies je een inkoopvorm die past bij jouw omvang en behoeftes. Kleine opdrachten kunnen kort en eenvoudig worden ingekocht. Bij grotere opdrachten kun je leveranciers schriftelijk uitgebreider vergelijken. Maar ook in de praktijk, bijvoorbeeld via een demonstratie en gebruikerstest. SIVON adviseert, begeleidt en ontzorgt, het schoolbestuur inventariseert en beoordeelt.
Wat het oplevert?
- Vooraf duidelijkheid: Je weet binnen welke voorwaarden je inkoopt, welke kwaliteitseisen gelden en wat leveranciers maximaal mogen rekenen. Dat maakt het proces transparant en voorspelbaar.
- Ruimte voor eigen keuzes: De basis staat al. Als schoolbestuur bepaal je zelf wat je nodig hebt, hoeveel je wilt inkopen, welke aanvullende wensen je hebt en welke inkoopvorm en contractduur daarbij passen.
- Begeleiding vanuit het belang van scholen: SIVON is van en voor schoolbesturen. Afspraken en voorwaarden worden daarom ingericht vanuit wat scholen in het funderend onderwijs nodig hebben, niet vanuit het belang van leveranciers.
- Samen sterker richting de markt: Door gezamenlijk in te kopen, ontstaat meer invloed op prijs, kwaliteit, service, veiligheid en andere voorwaarden. Die collectiviteit helpt om ook in de toekomst een gezonde markt en goede leveranciersafspraken voor het onderwijs te behouden.
- Passend bij kleine en grotere inkoopbehoeften: Van een korte, eenvoudige route tot een uitgebreide vergelijking met demonstratie en gebruikerstest.
Het proces in drie stappen
1. Bepaal wat je nodig hebt
Je inventariseert wat je wilt inkopen: welke digiborden, het aantal, wanneer en voor welke periode. SIVON adviseert en vertaalt dit naar de juiste inkoopdocumentatie.
2. Vergelijk en selecteer een leverancier
Je doorloopt de inkooproute die past bij jouw omvang en behoeftes. Afhankelijk van de route vergelijk je de drie leveranciers op hun aanbieding en eventueel via een demonstratie en gebruikerstest. Zo selecteer je de leverancier die het beste past.
De dienst biedt drie verschillende inkoopvormen, passend bij jouw omvang en behoeftes:
Directe keuze
- Maximale opdrachtwaarde in 4 jaar: €50.000 excl. btw
- Vrije keuze uit de drie leveranciers binnen de raamovereenkomst
Minicompetitie light
Beoordeling:
- Schriftelijke criteria
- Prijs
Minicompetitie
- Minimale opdrachtwaarde €100.000 excl. btw
Beoordeling:
- Schriftelijke criteria
- Demonstratie en gebruikerstest
- Prijs
3. Levering, installatie en gebruik
Na de gunning levert en installeert de leverancier de digiborden en worden ze gebruiksklaar opgeleverd. De leverancier verzorgt de afgesproken service en garantie. SIVON blijft beschikbaar voor vragen over afspraken en dienstverlening.
Wat kost het?
De kosten bestaan uit twee onderdelen: de aanschaf van de digiborden bij de leverancier en de begeleiding door SIVON.
Kosten van de digiborden
Voor de digiborden zijn met de leveranciers maximumtarieven afgesproken. Tijdens de inkoop voor jouw schoolbestuur kunnen leveranciers onder deze tarieven aanbieden. In een oriënterend gesprek kunnen we de maximumtarieven met je delen, zodat je ze kunt gebruiken voor je interne besluitvorming. Deze tarieven zijn niet openbaar.
Kosten voor begeleiding door SIVON
Voor de begeleiding van het inkooptraject betaal je een starttarief en een variabel tarief over de inkoopwaarde. De hoogte hiervan hangt af van de gekozen route. In onderstaande tabel zie je de tarieven en het maximale bedrag dat je voor de begeleiding betaalt.
Voor dit bedrag begeleidt SIVON het inkoopproces tot en met de definitieve keuze en gunning. Zo weet je vooraf niet alleen welke begeleiding je krijgt, maar ook wat je daar maximaal voor betaalt.
Wist je dat?
SIVON heeft in de Europese aanbesteding plafondbedragen vastgelegd. Hierdoor weet je vooraf wat de maximale prijzen zijn die leveranciers mogen rekenen voor digiborden. Dat geeft niet alleen financiële zekerheid, maar zorgt er ook voor dat je profiteert van de voordelen van collectieve inkoop.
De plafondbedragen zijn gebaseerd op de gezamenlijke inkoopkracht en liggen daardoor scherp in de markt. In de praktijk ziet SIVON dat schoolbesturen hiermee vaak voordeliger uit zijn dan wanneer zij zelfstandig digiborden inkopen. Bovendien kunnen leveranciers tijdens een individuele uitvraag een nog scherpere offerte uitbrengen, waardoor de uiteindelijke prijs zelfs lager kan uitvallen dan het afgesproken plafondbedrag.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een digibord binnen de garantieperiode stukgaat?
Op de digiborden geldt minimaal vijf jaar garantie. Het schoolbestuur kan optioneel de garantie op voorhand verlengen tot en met 7 jaar. Valt een defect onder de garantie, dan zorgt de leverancier voor reparatie zonder extra kosten voor het schoolbestuur. Ook arbeids-, reis-, voorrij- en materiaalkosten zijn inbegrepen. De garantie geldt niet voor schade door bijvoorbeeld vandalisme.
Kan ik ook touchscreens via SIVON aanbesteden?
Ja. Met digiborden bedoelen we interactieve displays/touchscreens die in het onderwijs worden gebruikt. Ook bijbehorende dienstverlening, zoals installatie, service en garantie, kan onderdeel zijn van de inkoop. Dat sluit aan bij de huidige scope van de dienst.
Wat als ik nog niet precies weet hoeveel digiborden ik tijdens de looptijd nodig heb?
Weet je al dat je een bepaald aantal digiborden zeker gaat afnemen, maar verwacht je mogelijk later meer nodig te hebben? Dan adviseren we om te werken met een vaste basisafname waarvan je zeker bent en daarnaast een optioneel deel af te spreken. Zo creëer je ruimte voor onzekerheid in de aantallen. SIVON kan hierover verder adviseren.
Kan ik zelf bepalen aan welke eisen de digiborden moeten voldoen?
Ja. SIVON heeft al een passend Programma van Eisen opgesteld waaraan alle digiborden moeten voldoen. Dit is de minimale basis. Je kunt eigen wensen en aanvullende eisen meegeven, zolang deze passen binnen de voorwaarden en minimumeisen van de raamovereenkomst. Een specifiek merk voorschrijven is niet mogelijk.
Hoe werkt digiborden inkopen via SIVON?
SIVON heeft de aanbesteding op hoofdlijnen al uitgevoerd en raamovereenkomsten met leveranciers afgesloten. Voor jouw schoolbestuur wordt vervolgens een inkoop georganiseerd, waarin leveranciers een aanbieding doen op basis van jouw aantallen, eisen en wensen.
Wat doet SIVON en wat moet ik als schoolbestuur zelf doen?
SIVON begeleidt het inkoopproces, adviseert, stelt de documentatie op en onderhoudt tijdens de aanbesteding het contact met leveranciers. Het schoolbestuur levert aan wat, waar en hoeveel er wordt ingekocht en beoordeelt de aanbiedingen.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn digiborden veilig worden gebruikt?
Ons advies is om persoonsgegevens en gebruikersgegevens zoveel mogelijk te verwerken op een apparaat dat al centraal door het schoolbestuur wordt beheerd. Gebruik het digibord daarom bij voorkeur met de laptop of Chromebook van de docent. Wil je het ingebouwde besturingssysteem van het digibord gebruiken? Zorg dan dat dit als zelfstandig apparaat is opgenomen in het devicebeheer (MDM) van de school.
Zo kun je centraal beveiligingsinstellingen, gebruikers, apps en updates beheren en voorkom je dat een onbeheerd apparaat toegang heeft tot het schoolnetwerk. Gebruik je de ingebouwde Android-module niet, neem deze dan alsnog op in het beheer of schakel de netwerkverbinding uit.
Meer weten? Lees ons artikel Digiborden veilig inzetten: aanschaf, beheer en beveiliging.
Interesse
Ben je geïnteresseerd om jouw digiborden via SIVON te laten inkopen? Neem dan contact met ons op via digiborden@sivon.nl.
