Gezamenlijke inkoop leerlingadministratiesystemen vo

Het aanbesteden van een leerlingadministratiesysteem (LAS) is een omvangrijke klus die veel tijd, aandacht en zorgvuldigheid vraagt. Het nieuwe contract voor een LAS moet immers naadloos aansluiten op het onderwijsproces van de scholen en op de ontwikkelingen en eisen die jouw scholen aan het LAS stellen. Via SIVON is het mogelijk om een nieuw contract voor het LAS af te sluiten inclusief het inkooptraject dat daaraan vooraf gaat.    

Wanneer je meedoet met deze gezamenlijke inkoop LAS vo dan organiseer je zelf niet meer het aanbestedingsproces. Dit betekent dat je zelf geen offerte uit hoeft te zetten en het gesprek ook niet meer voert met verschillende aanbieders. Dat doet SIVON voor jou. Dat scheelt jou en jouw medewerkers veel tijd en geld. 

Hoe werkt het? 

SIVON heeft Iddink (Magister) en Topicus (Somtoday) gecontracteerd. Met deze leveranciers heeft SIVON een raamovereenkomst. Beiden leveren zij een LAS dat aan de gestelde eisen voldoet. 

Doe je mee aan de gezamenlijke inkoop LAS dan voeren wij een minicompetitie voor je uit. Voorafgaand aan deze minicompetitie stellen wij samen met jou de specifieke wensen op die jouw scholen hebben ten aanzien van de LAS. Dit noemen we een bestuur specifieke offerteaanvraag.  

Via de minicompetitie kun je kiezen voor het LAS dat het beste past bij de specifieke wensen voor jouw scholen. Daarna sluit je een overeenkomst af met de leverancier. De looptijd van de overeenkomst stellen we in overleg met je vast, zo is het mogelijk om een overeenkomst voor bijvoorbeeld tien jaar af te sluiten.  

Wat verwachten wij van jou?  

Je zorgt voor een interne projectleider die verantwoordelijk is voor de afstemming binnen jouw schoolbestuur. Om te komen tot een goede offerteaanvraag, is SIVON ongeveer drie keer aanwezig bij werkgroepen binnen jouw school.  Een interne projectleider, met voldoende tijd, is belangrijk. Het formuleren van wensen en implementeren van het contract voor een LAS is vooral intern een groot project. Het aanbesteden is hier slechts een onderdeel van.

Gedurende de looptijd van het contract heb je rechtstreeks contact met de leverancier. SIVON voert contractmanagement op de overkoepelende aspecten, die voor alle schoolbesturen van belang zijn. 

Voordelen 

  • Geen zorgen over de aanbesteding. SIVON regelt het voor jou. 
  • Er is diepgaande kennis van aanbestedingen en juridische expertise beschikbaar.
  • Er is al een raamovereenkomst gesloten waarin de basisfunctionaliteiten en randvoorwaarden zijn vastgelegd. We hoeven dus alleen nog te focussen op de specifieke situatie van de scholen. Hier is dus alle aandacht voor.
  • Het betreft een individueel traject, dus maatwerk.
  • SIVON stelt het te sluiten contract voor je op. SIVON ondersteunt je bij het contractmanagement.
  • Ons leveranciers- en contractmanagement brengt ons bij alle relevante partijen op directieniveau aan tafel. Hier profiteer je direct van wanneer je via SIVON een overeenkomst aangaat.
  • We hebben veel aandacht voor het bevorderen van marktwerking op verschillende niveaus:
    • Tussen LAS leveranciers (en evt. nieuwe toetreders).
    • Met aanpalende systemen (open koppelvlakken, samenhang LAS/ELO).

Planning 

Onder de lopende raamovereenkomst is het nog voor een paar schoolbesturen mogelijk om in te stappen. Dit kan tot november 2024. De offerte aanvraag voor jouw schoolbestuur moet namelijk uiterlijk eind februari 2025 gepubliceerd zijn.  

Nieuwe raamovereenkomst

De interesse voor de LAS aanbesteding is dusdanig groot dat dit uitnodigt een volgende raamovereenkomst aan te besteden (de huidige loopt in maart 2025 af). Moet jouw schoolbestuur in de komende jaren een aanbesteding voor een LAS doen, dan zoeken we jou om mee te denken. Met een aantal schoolbesturen willen we de eisen die we aan een LAS stellen, actualiseren en opnieuw in de markt uitvragen. Je kan dus meewerken om dit meteen voor jouw schoolbestuur passend te maken.  

Aanvragen 

Wil je meedoen met de gezamenlijke inkoop van een LAS of wil je meedenken bij het opstellen van eisen aan een nieuw raamovereenkomst?

Neem dan contact op om een afspraak te maken met onze projectleider gezamenlijke inkoop LAS, Frans Rewijk via las@sivon.nl. In een vrijblijvend gesprek bespreken wij jouw situatie en wat wij voor je kunnen betekenen.  

Deze dienst is op dit moment alleen beschikbaar voor schoolbesturen in het vo. Schoolbesturen in het po die interesse hebben, kunnen dit doorgeven via las@sivon.nl. Bij voldoende interesse wordt de dienst uitgebreid.