“We moesten toevallig net opnieuw aanbesteden, toen we hoorden dat SIVON bezig was met de gezamenlijk inkoop van leerlingadministratiesystemen. We twijfelden dan ook geen moment om hieraan mee te doen”, zegt Nico Olsthoorn, regiomanager bedrijfsvoering bij Lucas Onderwijs.
Lucas Onderwijs bestaat uit 47 basisscholen, 7 scholen voor speciaal (basis)onderwijs en 33 scholen voor voortgezet onderwijs in de regio Haaglanden. In totaal heeft de stichting 40.000 leerlingen en 4.500 medewerkers. Nico was contactpersoon voor het aanbestedingsproces en vertelt over zijn ervaringen met SIVON en de gezamenlijke inkoop leerlingadministratiesystemen vo.
Een vuist maken
“Wij zijn sinds het begin lid van SIVON, omdat we het heel belangrijk vinden om ons te verenigen met andere schoolbesturen. Zo kunnen we samen optrekken en een vuist maken richting de grote inkooppartijen. In je eentje heb je als bestuur nu eenmaal weinig te zeggen en is het vaak: je kunt bij het kruisje tekenen. Door SIVON hebben we veel meer invloed. En hoe meer besturen lid zijn, hoe meer slagkracht we hebben”, legt Nico uit. Volgens Nico hebben vooral kleine besturen veel te winnen bij een lidmaatschap van SIVON: “Lucas Onderwijs is met bijna negentig scholen een groot schoolbestuur. Maar stel je voor dat je bestuur maar uit een paar scholen bestaat. Dan is het helemaal lastig om bijvoorbeeld te onderhandelen in een aanbesteding. Bovendien kan ik me niet voorstellen dat je als klein bestuur alles zelf kunt oppakken en over alle benodigde expertise beschikt.”
Uitstekend verlopen
In maart 2023 heeft SIVON een raamovereenkomst voor leerlingadministratiesystemen gesloten met Iddink (Magister) en Topicus (Somtoday). Op basis van deze raamovereenkomst kunnen schoolbesturen een minicompetitie doorlopen en zo uiteindelijk het beste leerlingadministratiesysteem (LAS) kiezen. Nico: “Wij waren het eerste schoolbestuur dat deze minicompetitie deed. Het hele traject is uitstekend verlopen en wij hebben prettig samengewerkt met het deskundige team van SIVON. Het is gewoon heel fijn dat je je geen zorgen hoeft te maken over de planning, de stukken of de communicatie naar de inschrijvers. SIVON heeft zoveel ervaring en expertise op dit gebied, dat het zonde is om daar geen gebruik van te maken. Ook al is Lucas Onderwijs een groot bestuur en hebben we eigen inkopers.”
Scholen aan zet
“Zo’n gezamenlijke aanbesteding vergt betrokkenheid en inzet van beide kanten. Dus ook van het bestuur. Ik was het enige aanspreekpunt voor SIVON en had een duidelijk beeld van onze wensen. Dat werkte heel goed”, vertelt Nico. “Maar dat ik de contactpersoon was, betekende niet dat ik ook alles bepaalde. Integendeel. Bij Lucas Onderwijs maken meer dan 20.000 leerlingen en 2.000 medewerkers gebruik van het leerlingadministratiesysteem. Zij moeten dus mee kunnen beslissen. Daarom was de presentatie van de verschillende leerlingadministratiesystemen door de leveranciers een belangrijk onderdeel van de aanbesteding. Alle scholen hebben een afgevaardigde naar deze presentatie gestuurd. Uiteindelijk hebben we samen gekozen voor Magister. Ik kijk met een goed gevoel terug op het aanbestedingsproces en ben heel tevreden over het resultaat.”
Meer informatie of lid worden?
Ben je lid van SIVON en wil je net als Lucas Onderwijs gebruikmaken van onze diensten? Lees dan meer over het gezamenlijke inkoop leerlingadministratiesystemen vo of neem contact met onze relatiemanagers. Nog geen lid van SIVON? Lees dan meer over het SIVON-lidmaatschap.