Hoe werkt de inkoop van digiborden precies, wat doet SIVON en waarom zou je meedoen aan de inkoop via SIVON? De meest gestelde vragen hebben we voor je op een rij gezet.
Over de dienst inkoop digiborden
Kun je ook andere presentatiemiddelen inkopen bij SIVON naast digiborden?
Nee, deze inkoopdienst heeft alleen betrekking op digiborden en gerelateerde dienstverlening (installatie, service, et cetera.)
Kan er nabesteld worden na een aanbesteding? BIjvoorbeeld 1 of 2 schermen?
SIVON faciliteert met deze dienst de inkoop van digiborden, waarbij voorafgaand aan de minicompetitie het aantal in te kopen digiborden wordt vastgesteld. Nabestelling is alleen mogelijk als dit kleine aantallen betreft. SIVON hanteert hierbij de richtlijn dat maximaal 10% van de waarde van de initiële offerte nabesteld mag worden. Het schoolbestuur dient met zijn eigen jurist/accountant in overleg te gaan om eventuele rechtmatigheid van deze nabestellingen te borgen.
Is het mogelijk om in de fase van de minicompetitie naast technische specificaties ook een SLA af te spreken of andere aanvullende wensen?
SIVON heeft basiseisen geformuleerd ten aanzien van de dienstverlening. Het is voor een schoolbestuur mogelijk om aanvullende eisen of wensen op te stellen. De voorwaarde hiervoor is dat deze aanvullende wensen/eisen minimaal voldoen aan het door SIVON overeengekomen eisenpakket gedefinieerd in het raamcontract.
Hoe veel ruimte is er om eigen wensen/behoeftes in te brengen, bijvoorbeeld over type digiborden? Aangezien het Programma van Eisen al bepaald is in de aanbestedingsfase.
Ja, er is ruimte om eigen wensen en behoeften in te brengen. Tijdens de voorbereidingsfase kun je aangeven welke aanvullende eisen of wensen je hebt voor de digiborden. Deze moeten wel passen binnen de minimale eisen uit het programma van eisen van de raamovereenkomst. Een voorkeur voor een specifiek merk kun je niet als eis opnemen.
Klopt het dat het van belang is om de precieze aantallen te weten omdat er een overeenkomst en geen raamovereenkomst wordt aangegaan?
Ja, dat klopt. Wel is het in overleg mogelijk om één minicompetitie te doen inclusief digiborden die later geleverd worden. De maximale verlate levertermijn die hierbij gehanteerd wordt is 12 maanden. Randvoorwaardelijk is dat het aantal in te kopen digiborden bekend is.
Zijn er instructiecursussen meegenomen in het Programma van Eisen?
Ja. Daarnaast is het ook mogelijk om de trainercursussen in te kopen.
Is het mogelijk dat een educatieve beamer in de toekomst wel tot de omvang van de opdracht wordt opgenomen of is dit niet te verenigen met de uitvraag voor digiborden?
Binnen de huidige raamovereenkomst kan dit niet. Op het moment dat de vraag vanuit de leden van SIVON groot genoeg is, zou dit in een volgende aanbesteding zeker aan bod kunnen komen.
Hoe specifiek mogen we onze eisen voor digiborden formuleren? Kunnen we daarbij uitgaan van een bepaald merk of model?
Het is voor het schoolbestuur mogelijk om hun wensen/eisen/behoeftes vast te leggen in de beoordelingscriteria en minimumeisen. SIVON toetst vervolgens of de minimumeisen het eerlijke speelveld voor de leveranciers niet beïnvloeden. Het uitsluiten van bepaalde merken door middel van bepaalde eisen is hierdoor niet mogelijk. Hoewel wij begrip hebben voor het feit dat merkdifferentiatie binnen een organisatie onwenselijk is, zijn dit de voorwaarden die de aanbestedingswet voorschrijft.
Wat zijn de maximale prijzen van de digiborden?
We kunnen geen uitspraken doen over maximale prijzen.
Wat is het nadeel om mee te doen met deze dienst?
De opzet van de SIVON-inkoopdienst is aanschaf van digiborden, aangevuld met dienstverlening rondom en na aankoop (installatie, garantie, service, ect.). Daarbij worden vooraf de aantallen digiborden bepaald en offreren leveranciers exacte aantallen digiborden aan (types-prijzen). Deze dienst is minder geschikt voor schoolbesturen die een meerjaren overeenkomst aan willen gaan met een digibordleverancier, waarbij afspraken worden gemaakt over productlijnen, technologie-refresh en prijsvastheid over de jaren.
Worden de bemiddelingskosten van SIVON op één of andere manier verdisconteerd in de prijs?
Het uitgangspunt is dat de kosten die SIVON maakt voor deze inkoopdienst, opgebracht worden door de deelnemende schoolbesturen. De inkoopbegeleidingskosten voor een minicompetitie zijn transparant en vastgesteld op een vaste component (3.500 euro ex btw) en een variabel deel (4% van de inkoopwaarde).
Zijn de merken breder dan alleen C-Touch, Predia of Prowise? Gaan de leveranciers met de tijd mee qua technologie?
In de raamovereenkomst zijn minimum specificaties opgenomen. Binnen de minicompetitie worden digiborden aangeboden. SIVON toetst of deze aan de minimumeisen voldoen.
Staat er standaard in het contract een SROI (social return on investment) beschreven? of andere ‘greendeal’ voorwaarden?
In de raamovereenkomst hebben wij met de leveranciers geen afspraken gemaakt over een SROI percentage. SIVON verkent graag samen met schoolbesturen welke behoeftes er zijn om MVOI (mogelijk in de vorm van SROI) toe te passen in een minicompetitie.
Over de aanbesteding en minicompetitie
Volgens de Aanbestedingswet is het toegestaan om later aan te sluiten bij een raamovereenkomst tot het moment waarop het vastgestelde bedrag wordt overschreden. Welk vastgesteld bedrag is opgenomen?
Bij de verwerving van de raamcontracten hebben we een geschatte waarde van het raamcontract van 2.500.000 euro ex btw aangegeven. Daarbij hebben we aangegeven dat als SIVON meer dan 200% van dit bedrag uitnut er een nieuwe aanbesteding uitgezet zal worden.
SIVON neemt de lead in de bezwarentrajecten naar aanleiding van een aanbesteding? Geldt dit ook juridische afhechting en klachtenmeldpunt?
Tot met de definitieve gunning is SIVON verantwoordelijk voor de contacten met de leveranciers, inclusief eventuele bezwaarprocedures. SIVON begeleidt ook het proces van installatie en het schoolbestuur zal uiteindelijk de formele acceptatie van de installatie doen. Daarna, in de servicefase, kan het schoolbestuur direct contact opnemen met de leverancier om aanspraak te maken op de afgesproken dienstverlening (garantie, service, etc) en fungeert SIVON als escalatiepunt.
Wordt deze minicompetitie volgend jaar ook herhaald zodat we voor 2025 alle digiborden op onze scholen tegelijk kunnen vervangen?
We gaan in de aankomende periode minicompetities doorlopen met schoolbesturen. Onze inschatting is dat we ongeveer 20-25 schoolbesturen kunnen faciliteren en dat dat ongeveer 1-2 jaar zal bestrijken. Daarna zal op basis van onze ervaringen bekeken worden op welke manier we dit een vervolg gaan geven. Het is daarom moeilijk om aan te geven hoe deze inkoopdienst zich in 2025 ontwikkeld heeft.
Doet SIVON een benchmark ( alle EU-aanbestedingen) in de aanbestedingsfase om de ‘maximale prijs’ te (her)ijken?
Nee. Deze maximum prijzen in de raamcontracten zijn in concurrentie tot stand gekomen. Daarnaast zullen in minicompetitie op basis van de schoolbestuur specifieke aantallen/wensen/eisen de 3 leveranciers opnieuw in competitie hun aanbiedingen doen.
Kunnen er ook andere partijen aan bod komen?
De huidige raamovereenkomsten zijn afgesloten met 3 leveranciers. In een minicompetitie mogen alleen deze leveranciers aanbiedingen doen.
Waarom minicompetities per schoolbestuur?
Procesmatig is er weinig meerwaarde te verwachten om schoolbesturen gezamenlijk een minicompetitie te laten doorlopen. Bijvoorbeeld zijn beoordelingscriteria/commissies schoolbestuurspecifiek. Qua prijsvorming voegt gezamenlijk doorlopen van een minicompetitie relatief weinig toe, omdat we in de raamcontracten de meerwaarde van samenwerking gerealiseerd.