In april hebben we beloofd om een statusupdate te geven over het gebruik van Google Workspace for Education. Google heeft de afgelopen maanden maatregelen genomen om de resterende risico’s uit de DPIA van 2021 volgens afspraak en binnen de deadline te verminderen. Op basis van de afspraken met Google en de verificatie door onze externe privacypartners, concluderen SIVON en SURF dat scholen Google Workspace voorlopig kunnen blijven gebruiken. Dit betekent dat je als schoolbestuur voor nu geen aanpassingen hoeft door te voeren. In een later stadium ontvang je als school – en vind je op deze website als lezer – het complete DPIA-rapport.
Google houdt zich aan afspraken
In januari 2023 hebben SIVON, SURF en een team van externe (privacy-)experts en juristen de door Google genomen maatregelen n.a.v. de DPIA uit 2021 grondig onderzocht en beoordeeld. De uitkomsten van deze tussentijdse analyse hebben we in februari 2023 met Google gedeeld. Daaropvolgend hebben gesprekken plaatsgevonden over een aantal belangrijke punten die nog niet waren opgelost. Google heeft in maart bevestigd deze restpunten alsnog op te pakken voor 9 juni. SIVON en SURF concluderen nu – in afstemming met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) – dat Google zich voldoende aan deze afspraken heeft gehouden en dat scholen Google Workspace voorlopig kunnen blijven gebruiken.
Voor ons staat de bescherming van de privacy van leerlingen, studenten en medewerkers voorop. Scholen moeten te allen tijde controle kunnen houden over die gegevens. SIVON en SURF zijn daarom blij met de maatregelen die Google heeft genomen om voorgenoemde privacyrisico’s te mitigeren.
Wat betekent dit voor scholen?
Schoolbesturen zijn en blijven eindverantwoordelijk voor een veilig gebruik van (digitale) onderwijstoepassingen; jij besluit welke toepassingen jouw school gebruikt en onder welke voorwaarden. Scholen ontvangen deze zomer het volledige DPIA-rapport met alle in 2021 geconstateerde privacyrisico’s en de door Google genomen maatregelen om deze af te dekken. Met dit rapport kunnen scholen zelf de afweging maken over het gebruik van Google Workspace.
Data Transfer Impact Assessment
Eén van de punten voortvloeiend uit de DPIA in 2021, is de verzending van gegevens naar de Verenigde Staten. Voor dit punt is eerder dit jaar een apart traject gestart, de zogenaamde Data Transfer Impact Assessment (DTIA). Hierbij worden privacyrisico’s onderzocht van doorgifte van gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Google verleent hieraan haar medewerking. Naar verwachting wordt de DTIA – inclusief de implementatie van eventuele maatregelen die hieruit voortvloeien – dit najaar afgerond. Daar berichten we uiteraard ook over.
Stand van zaken Chromebooks, ChromeOS en Chrome-browser
De DPIA op Google Workspace staat los van de DPIA die is uitgevoerd op Chromebooks, ChromeOS en Chrome-browser. In dit traject hebben SIVON en SURF afspraken gemaakt met Google over een nieuwe versie van ChromeOS. Deze aangepaste versie is rond augustus van dit jaar beschikbaar voor scholen. Hierover lees je meer in dit artikel. Via een Kamerbrief heeft de minister de Tweede Kamer geïnformeerd over de stand van zaken rondom Google Workspace en het gebruik van Chromebooks.
Continue monitoring rechtmatigheid van groot belang
SIVON en SURF onderschrijven het belang van privacy en doen er alles aan om privacy-afspraken te verankeren in contracten met Google en andere leveranciers. Daarom hechten we veel belang aan het continu evalueren van (cloud-)diensten en het beoordelen van de rechtmatigheid hiervan. We zijn alert op veranderende wet- en regelgeving, toetsen bestaande contracten periodiek hieraan en passen deze aan waar nodig. We monitoren proactief en blijven in gesprek en onderhandeling met Google en andere leveranciers om te zorgen dat leerlingen, studenten en medewerkers veilig en verantwoord gebruik kunnen maken van (digitale) onderwijsdiensten.
Voor inhoudelijke vragen, kun je contact opnemen met één van onze IBP-experts en/of relatiemanagers. Voor persvragen of -verzoeken, kun je contact opnemen met onze woordvoerder.