Doordat er voor de gehele onderwijs- en onderzoeksector in Nederland onderhandelingen zijn, kunnen er zeer gunstige voorwaarden worden bedongen.
De belangrijkste zaken voor het funderend onderwijs, die alleen onder deze afspraken geregeld gaan worden, zijn:
- ‘Student Use Benefits’ – de gratis licenties voor leerlingen
- Extra waarborgen op het gebied van beveiliging privacy en security en toegespitst op het Normenkader IBP.
- Extra korting op de licentiekosten voor diverse licentiepakketten, vooral op gebied van beveiliging en privacy.
- Opt-out regeling. Let op! Een aantal voordelen zoals ‘student use benefits’ geldt niet meer als het aantal licenties minder is dan het aantal medewerkers.
Naast ons positieve advies over het traject zijn er ook kanttekeningen die wij aan SLBdiensten en APS IT-diensten hebben teruggegeven. De periode waarbinnen schoolbesturen een besluiten moeten nemen over deelname is erg kort om een weloverwogen keuze te maken. Dit heeft te maken met de deadline van 1 juli voor Europese aanbesteding.
We adviseren schoolbesturen om zelf een afweging te maken of zij in willen stappen op dit traject. Dit is afhankelijk van de eigen specifieke situatie en ontwikkelingen binnen het schoolbestuur. In verreweg de meeste gevallen zullen de nieuwe afspraken door de schaalvoordelen gunstiger (goedkoper) uitvallen dan wanneer een schoolbestuur het zelf regelt.
Wat zijn de afwegingen die je als schoolbestuur kunt maken?
Als schoolbestuur kun je een aantal afwegingen maken om te bepalen of het traject gunstig gaat zijn voor jouw schoolbestuur.
- Gebruiken leerlingen een Microsoft-account? Wanneer de leerlingen geen gebruik maken van Microsoft, maar van bijvoorbeeld Google Workspace, zijn de Student Use Benefits minder interessant. Dat ligt vooral aan omvang van gebruik door je medewerkers of deze overeenkomst aantrekkelijk is.
- Maakt een significant deel van jouw medewerkers geen gebruik van de Microsoft omgeving, dan kan het voordeel ook minder groot zijn.
- Houd er bij de afweging rekening mee dat je voor het gebruik van Intune, toegang tot Windows/Azure servers en EntraID ook Microsoft-licenties voor alle gebruikers nodig hebt.
Leveranciersmanagement via SIVON
De afspraken waarover SLBdiensten en APS IT-diensten hebben gecommuniceerd zijn namens de gehele onderwijs- en onderzoeksector in Nederland gemaakt. Daarbij is gekozen om voor het funderend onderwijs de licenties via SLB-diensten en APS IT-diensten te verspreiden. De komende tijd wordt het gesprek gevoerd op welke wijze SIVON namens het funderend onderwijs, mogelijk een grotere rol krijgt in het leveranciersmanagement richting Microsoft, zodat we onze rol van belangenbehartiger kunnen invullen.
Aanbesteding door SURF, APS en SLB
SURF, SLBdiensten en APS IT-diensten zoeken via een Europese aanbesteding naar een partij die de Microsoft-licenties gaat leveren. Voor schoolbesturen waarvan de totale opdrachtwaarde gedurende de looptijd boven de geldende Europese aanbestedingsdrempel uitkomt, geldt zij via het afgeven van een deelnameverklaring de rechtmatige levering van deze licenties kunnen borgen. Ook schoolbesturen die niet aanbestedingsplichtig zijn, kunnen straks via SLBdiensten en APS IT-diensten gebruikmaken van de voorwaarden (en daarmee collectieve voordelen) die uit deze aanbesteding voortkomen.
Alternatief voor inkoop via APS of SLB
Schoolbesturen die niet via SLBdiensten en APS IT-diensten hun Microsoft licenties willen inkopen, kunnen zelfstandig een inkoopproces starten. Je dient hierbij zelf afspraken te maken met Microsoft en kan geen gebruik maken van de afspraken die namens de gehele onderwijs- en onderzoeksector in Nederland zijn gemaakt. We achten de kans daarom klein dat een eigen aanbesteding tot betere voorwaarden gaat leiden.
FAQ
Waarom onderhandelt SIVON niet zelf met Microsoft?
SIVON en SURF hebben onderling afgesproken dat SURF de onderhandelingen met Microsoft voert omdat de meeste onderwijsinstelling binnen het hoger onderwijs gebruik maken van Microsoft. Hiermee worden de maximale schaalvoordelen voor het gehele onderwijs gerealiseerd. SIVON voert het leveranciersmanagement richting Google uit. Dit is een logische taakverdeling, omdat binnen het funderend onderwijs veel gebruik wordt gemaakt van Google en binnen het hoger onderwijs bijna niet.
Waarom licenties via APS/SLB en niet via SIVON uitgeleverd?
Het heeft voor leden geen meerwaarde wanneer SIVON de licenties gaat uitleveren. SIVON heeft hiervoor ook niet de capaciteit en zou dit waarschijnlijk ook uitbesteden aan een marktpartij als APS IT-diensten of SLBdiensten.
Is het verstandig om mee te doen met aanbestedingen van APS en SLB?
Schoolbesturen die niet via SLBdiensten en APS IT-diensten hun Microsoft licenties willen inkopen, kunnen zelfstandig een inkoopproces starten. Je dient hierbij zelf afspraken te maken met Microsoft. We achten de kans daarom klein dat een eigen aanbesteding tot betere voorwaarden gaat leiden.
We zullen de FAQ aanvullen met extra vragen die we van leden krijgen en de antwoorden die we daarop kunnen vinden.