Heb je een contract met een leermiddelenleverancier of ga je er een afsluiten dan is het verstandig om regelmatig te controleren of prijzen, leveringen en dienstverlening overeenkomen met de gemaakte afspraken. Met efficiënt contractmanagement hou je als schoolbestuur grip op wat goed gaat en waar eventueel bijsturing of extra actie op nodig is.
Als schoolbestuur in zowel het primair als voortgezet onderwijs kan je bijvoorbeeld het volgende doen:
- Zorg dat betrokken medewerkers op de hoogte zijn van de gemaakte contractafspraken die betrekking hebben op hun werkzaamheden.
- Vraag scholen binnen je bestuur hoe het bestellen en leveren van leermiddelen verloopt.
- Is duidelijk welke afspraken zijn gemaakt over het bestelproces?
- Komen leermiddelen op tijd binnen? Kloppen de aantallen?
- Sluit de dienstverlening aan op wat is afgesproken?
- Is in de digitale omgeving de data te vinden van het bestel- en leverproces en de afgesproken dienstverlening?
- Kloppen de prijzen op de facturen met de prijzen en voorwaarden in het contract?
- Richt intern een toegankelijk meldpunt in, waar scholen van het schoolbestuur, problemen kunnen melden.
- Verzamel de signalen en maak deze inzichtelijk binnen het schoolbestuur. Ook als scholen melden dat het bestel- en leverproces goed verloopt. Je kan zo monitoren of een signaal eenmalig is bij één school of dat het vaker bij meerdere scholen voorkomt. Als het nodig is, kan je tijdig bijsturen of actie ondernemen.
Na de controle
Kom je bij het controleren iets tegen dat je niet kan verklaren of heb je een vraag over een afspraak met een leverancier? Dan kan SIVON met je meekijken en beoordelen wat een volgende stap kan zijn. Mail je vraag naar contractmanagementlm@sivon.nl of neem contact op met je relatiemanager.
Signalen van meerdere schoolbesturen
Soms blijkt een vraag of probleem niet alleen bij jouw schoolbestuur te spelen. Ontvangen we vergelijkbare signalen van meerdere schoolbesturen, dan onderzoeken we met elkaar wat er speelt. Waar nodig gaat SIVON namens of samen met schoolbesturen in gesprek met de leverancier. Door deze signalen te bundelen, krijgen zowel schoolbesturen als leveranciers beter zicht op wat er speelt, kan sneller aan een oplossing worden gewerkt en hoeft de leverancier niet met elk schoolbestuur apart in gesprek.
Contractmanagement via SIVON
Schoolbesturen die meedoen aan de gezamenlijke aanbesteding via SIVON krijgen tijdens de looptijd van het contract ondersteuning vanuit SIVON. Wij helpen schoolbesturen bij (strategische) vraagstukken over het contract en of de leverancier. Denk hierbij aan het toetsen van de voortgang van de uitvoering, maatregelen in het kader van duurzaamheid of belangenbehartiging bij contract overstijgende kwesties.
Bekijk twee voorbeelden van contractmanagement door SIVON.
Webinar Contractmanagement voor schoolbesturen po – hoe regel je dat?
Op 29 oktober van 16.00 – 17.00 uur organiseren we een webinar voor schoolbesturen in het primair onderwijs waarin we vertellen hoe je contractmanagement kan inrichten binnen jouw schoolbestuur, welke vragen je kan stellen en wanneer je SIVON kan inschakelen. Ook vertelt iemand van een schoolbestuur over hun ervaring met contractmanagement.