SIVON ondersteunt scholen bij contractmanagement op leermiddelen en leerlingenadministratiesystemen (LAS). Een belangrijke rol. Voor de scholen afzonderlijk om beter grip te krijgen op hun contracten en de uitvoering daarvan, maar ook voor de sector als geheel.
Nicole Karman, contractmanager bij SIVON, ontvangt regelmatig vragen en signalen van schoolbesturen over de afgesloten contracten. Deze worden door Nicole opgepakt en geïnventariseerd en waar nodig ook besproken met de leveranciers (distributeurs en uitgevers). Daarnaast kunnen de vragen en signalen van schoolbesturen input zijn om in volgende aanbestedingen van SIVON mee te nemen of om voor de sector als geheel in gesprek te gaan met leveranciers.
De belangen behartigen van haar leden en van het gehele funderend onderwijs, dat is waar SIVON voor staat. Maar wie alleen naar het zichtbare werk kijkt, mist al het belangrijke dat grotendeels achter de schermen gebeurt. Nicole is de ene keer druk met het beantwoorden van vragen van scholen over een bepaald contract, op een ander moment is ze gesprekspartner bij een leverancier voor een contractmanagementbespreking. “Ik onderhoud contacten met scholen, distributeurs, uitgeverijen en andere leveranciers én ik houd de markt nauw in de gaten.” Nicole gaat te werk als een spin in het web én mediator op de markt van LAS en Leermiddelen.
Continue doorontwikkeling
Scholen profiteren van de expertise van SIVON doordat zij ondersteuning krijgen bij het managen van hun contracten. “Het is belangrijk dat scholen begrijpen hoe hun contract in elkaar zit, maar ook dat ze krijgen wat ze hebben ingekocht. We helpen scholen om in gesprek te gaan met leveranciers over de afspraken en voorwaarden in hun contract. Dat is onze belangenbehartiging op contractniveau. En dat is nog maar het begin”, zegt Nicole, doelend op de continue doorontwikkeling bij SIVON. “Zo kunnen we wat we aan de voorkant met een aanbesteding beogen, in de praktijk bij de huidige contracten toetsten en de bevindingen hieruit bij de volgende aanbesteding gebruiken. En doordat we weten wat er speelt bij scholen, weten we ook beter wat er speelt in de markt.”
Goed contractbeheer als basis voor professioneel contractmanagement
Waarmee contractbeheer en -management niet enkel een doel is, maar ook een middel om tot een goede monitoring te komen. “Goed ingevulde contractmanagement is randvoorwaardelijk om leveranciersmanagement goed in te kunnen vullen. Dit doen we bijvoorbeeld door een contractregister op te zetten waarmee we beter overzicht hebben en zicht krijgen op de toekomst en ontwikkelingen van de markt. Deze markt kent weinig concurrentie. Wat willen scholen in de toekomst en hoe blijft de markt gezond? Uiteraard zijn we er voor de scholen, maar ook de leveranciers vergeten we niet. Je hebt tenslotte een contractrelatie met elkaar. Dan is het altijd beter om het gesprek aan te gaan en in goed overleg afspraken te maken. Dit doen wij dan ook in het contractmanagement.”
Compensatie scholen door dialoog
“Een voorbeeld van onze aanpak is van eind 2022. We kregen signalen vanuit scholen, die net een contract via SIVON hadden gesloten dat de uitlevering van leermiddelen te laat gebeurde. Scholen wezen ons op de boeteclausule, die hierover in hun contract stond. Hoewel er een juridische procedure mogelijk was, kozen wij ervoor om in gesprek te gaan met de leveranciers. Een keiharde procedure in een markt waarin we op elkaar zijn aangewezen, heeft niet altijd zin. Dan zet je de verhoudingen alleen maar op scherp”. Uiteindelijk resulteerden de gesprekken erin dat alle scholen gecompenseerd werden, zonder dat de relatie met de leveranciers verslechterde. Deze aanpak laat zien hoe SIVON werkt: door samenwerking te zoeken en problemen op een constructieve manier op te lossen, waarbij het belang van de scholen altijd voorop staat.
“Een ander recent voorbeeld is het noodscenario voor levering leermiddelen door Iddink, dat wij samen met vereniging OMO hebben geïnitieerd omdat de levering van leermiddelen in oktober nog achterliep. Op basis van signalen van scholen, die via SIVON een contract hebben met Iddink, zijn wij in gesprek gegaan met Iddink en hebben we de regie gepakt in de uitvoering van een noodscenario om leerlingen zo spoedig mogelijk te voorzien van de leermiddelen. We kijken tevens naar de contractuele afspraken die scholen hebben gemaakt met Iddink om te komen tot een adequate compensatie”.
De toekomst van contractmanagement in het onderwijs
Hoewel veel van het werk achter de schermen plaatsvindt, merken scholen de voordelen op de lange termijn. “Scholen zien steeds meer het belang van de rol van SIVON voor de contracten die ze afsluiten en vertrouwen op onze ondersteuning. SIVON is tenslotte in de eerste plaats voor, door en met scholen en dat beginnen ze te merken. Scholen komen steeds meer met de vraag wat we voor hen kunnen betekenen. Dit komt grotendeels doordat we de aanbestedingen met hun input doorontwikkelen en volgende contracten specifieker en concreter worden.”
Door deze inzet zorgt SIVON ervoor dat de onderwijsmarkt in balans blijft en dat scholen zich kunnen richten op hun kerntaken, zonder dat ze zich druk hoeven te maken over complexe contracten.