‘Alle ruimte en mogelijkheid om zelf keuzes te maken’
Als het gaat om het aanbesteden van een leerlingadministratiesysteem (LAS), dan is dat iets waar scholen vaak tegenop zien. “Een LAS ondersteunt immers het volledige onderwijsproces voor en door de leerling dus de hele school is daar op ingericht”, leggen strategisch adviseur Gigi Schutte en projectleider Frans Rewijk van SIVON uit. “Een mogelijke overstap is dan best ingewikkeld, omvangrijk en ingrijpend. Gelukkig kan SIVON een heleboel werk uit handen nemen én maatwerk leveren.”
Een leerlingenadministratiesysteem is zo’n beetje het epicentrum van een school waar alles en iedereen mee werkt en dus afhankelijk van is. Overstappen naar een nieuw contract met nieuwe afspraken heeft mogelijk een enorme impact op de gehele organisatie. Dus waarom zouden scholen dat dan doen? Simpelweg omdat er momenten zijn waarop aanbesteden noodzakelijk is. “Dat kan zijn omdat een school een nieuw contract nodig heeft”, begint Gigi, “omdat het oude eindigt of doordat de gebruikers op de school ontevreden zijn over het huidige LAS of de afspraken in het contract. Maar het kan ook zo zijn dat ze een nieuw contract moeten sluiten, bijvoorbeeld als de accountant constateert dat het contract voor het LAS aanbesteed moet worden.”
Informatiebeveiliging en cybersecurity? Al geregeld
En dat is een heel proces. Want een nieuw contract moet naadloos aansluiten op het onderwijsproces van de scholen en de wettelijke vereisten als het gaat om onder meer informatiebeveiliging, cybersecurity en privacy. Een heleboel complex en tijdrovend werk dus. Maar als coöperatie voor haar aangesloten po en vo schoolbesturen heeft SIVON al het nodige voorwerk gedaan. “We hebben via een Europese aanbesteding raamcontracten gesloten met twee leveranciers. Alle zaken die een school moet regelen met betrekking tot informatiebeveiliging, privacy en cybersecurity hebben wij al aan de voorkant geregeld. Daar hoeven scholen dus zelf niet meer over na te denken.”
Hoe gaat het in zijn werk?
Een schoolbestuur dat een nieuw contract wil sluiten, kan namelijk direct een minicompetitie doen bij de twee leveranciers waarmee SIVON een raamcontract heeft. “Beiden leveranciers brengen een offerte uit, die de scholen vervolgens zelf beoordelen”, licht Gigi toe. “Maar ook brengen ze hun eigen wensen en eisen in. Zo kunnen scholen zich echt richten op wat zij zelf willen en toch profiteren van een gezamenlijke inkoop. Dus ook al blijven ze na de tender bij hun huidige LAS, dan nog krijgen ze veelal een beter contract met duidelijkere afspraken en betere voorwaarden. Ze hebben alles bovendien zelf in de hand doordat ze zelf keuzes maken. Zo is het helemaal hun eigen feestje.”
Duidelijke structuur voor bepalen wensen en eisen
Maar hoe weten scholen wat ze kunnen wensen en eisen? Ook daarin komt de toegevoegde waarde van SIVON in de vorm van persoonlijke begeleiding kijken. “Wij ondersteunen scholen uitgebreid bij het formuleren van hun wensen”, vertelt Frans. “Er is namelijk vaak meer mogelijk dan scholen denken. We bieden ze een duidelijke structuur van hoe ze dat moeten aanpakken, kaderen en uitvragen in de markt. We vragen ze een beoordelingscommissie te formeren die inhoudelijk betrokken is bij het proces en de wensen, eisen, prijs en gebruikerstoets beoordeelt. Vervolgens rolt daar dan de voor hen beste partij en winnaar van de tender uit.”
En dat dit enorme impact heeft, ziet Frans ook bij de fuserende scholen die SIVON begeleidt. “Dat zijn twee scholen die werken met twee verschillende systemen en straks naar één systeem moeten overgaan. Omdat een LAS alle processen in de organisaties raakt, heeft dat een enorme impact, vooral op de mensen die ermee gaan werken. Het is onbekend, het is moeilijk te overzien en het is ook ingrijpend. Maar het kan ook een kans zijn om een beter wiel uit te vinden. Ze kunnen immers opnieuw bedenken hoe ze iets willen. Door ze stap voor stap hierin te begeleiden, zijn ze achteraf blij dat ze het toch gedaan hebben.”
Collectieve slagkracht voor betere marktwerking
De Europese aanbesteding voor een LAS is nu één keer gedaan met raamcontracten voor twee jaar en individuele contracten voor de deelnemende schoolbesturen met een langere duur. “De raamcontracten lopen bijna af en dat biedt kansen om tegen nog actuelere voorwaarden nieuwe contracten te sluiten. Geïnteresseerde scholen kunnen zich al bij ons melden”, verklappen de twee alvast. Voordeel van aanhaken bij die van SIVON? Dat er met collectieve slagkracht meer marktwerking veroorzaakt kan worden in een door twee spelers gedomineerde markt.
Want die gebrekkige marktwerking is een voortdurende zorg, aandachtspunt en veel werk achter de schermen bij SIVON. Maar wel werk dat wegens de niet optimaal concurrerende markt enorm belangrijk is, willen de schoolbesturen niet machteloos staan. “Nu halen wij het beste uit de markt met de Europese aanbesteding en hoeven scholen alleen nog maar na te denken over hun specifieke wensen. Ze krijgen immers ruimte en mogelijkheid om zelf keuzes te maken. Zo leveren we binnen een bepaald vastgestelde structuur toch een stukje maatwerk.”